Как собственники избавились от хаоса в финансах и перестали волноваться о злоупотреблении сотрудников

«Оптима Нордик» — поставщик оргтехники в сегменте b2b со штаб-квартирой в Москве. Ежегодно компания удваивает прирост продаж.

Из-за сильного расширения предприятия за два последних года собственники начали терять контроль над денежными потоками. Увеличились риски, когда сотрудники могли злоупотреблять неосведомленностью руководства и использовать финансы компании в своих интересах. Ситуация усугублялась тем, что данные о продажах и движении денег были разведены по разным информационным базам — «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

Отсутствие финансовой модели и планирования денежных потоков периодически приводило к кассовым разрывам.

Поэтому собственники решили организовать финансовую дисциплину, чтобы ни у кого не возникало соблазна нарушать правила компании. Справиться с наведением порядка в учёте должен был финдиректор от «Финансиста».

Наш специалист проверил базы документов с 1 января 2019 года и на основе этого:

• организовали сбор информации в едином информационном поле;
  
• регламентировали управленческий учёт;
  
• обучили сотрудников обработке данных;
  
• провели анализ финансового состояния компании.
  

На этом этапе выяснилось, что закупщики и менеджеры по продажам находятся в одном информационном поле, а бухгалтеры и собственники — в другом. Обе группы пользовались разными программами и видели разную информацию. Из-за этого ни у кого не было достоверных данных о фактических долгах. Сверка взаиморасчётов превращалась в пытку для бухгалтера.

Поэтому для начала нужно было свести все первичные данные в одном информационном поле. Для этого аналитики занесли базы документов в систему сервиса «Финансист».

Для текущих сделок финансовый директор на аутсорсе дал рекомендации, как оформлять учётные операции, чтобы ошибки не повторялись, куда и как заносить данные, чтобы сводить информацию воедино.

Далее специалист автоматизировал учёт и построил финансовую модель компании. Данные показали, что активная часть клиентской базы в последние полгода почти не растёт, несмотря на приток новых покупателей. Выручка увеличивается из-за роста среднего чека постоянных клиентов.

Аналитика клиентской базы показала, что средний срок работы с заказчиком в 2021 году был на уровне 3,5 месяца, а в 2022-ом — 2,5 месяца. Такая ситуация говорит, что увеличение общего количества покупателей нейтрализуется активным оттоком клиентов. Они делают разовые закупки и не возвращаются.

По мнению финдира на аутсорсе, ситуация может привести к резкому падению выручки, если от компании начнут уходить крупные и постоянные клиенты. Возможно, следует изменить подход работы менеджеров с новыми покупателями и попытаться вернуть старых заказчиков.

Всего у предприятия оказалось 1030 клиентов, из них активных только 173. Но если вернуть хотя бы 1% от «выпавших», это может принести компании 3 миллиона рублей выручки в месяц.

Отдельно финдир провёл анализ клиентов. Оказалось, что для своих нужд постоянные заказчики приобретают технику не ранее, чем через полгода после первой покупки. Следовательно, есть категория покупателей, которые приобретают товары не для себя.

Поэтому специалист предложил ранжировать клиентов по их профилю — разные заказчики требуют различных действий по привлечению к повторным покупкам. Отдельно компании посоветовали пересмотреть структуру отдела продаж и систему мотивации, привязать KPI менеджеров к общим целям компании.

Собственники попросили организовать учёт кассы так, чтобы этого не видели сотрудники. Они желали понимать, сколько денег ушло на потребности компании и сколько дивидендов можно вывести безопасно для бизнеса.

Задачу решили с помощью сервиса «Финансист» благодаря гибкости настройки ролей и расчётных показателей.

Изначально управленцы были уверены в достоверности данных об остатках на складах. Однако в ходе проверки финансовый директор поставил эту информацию под сомнение. Сумма списания удивила собственников и подтвердила их опасения относительно возможных злоупотреблений со стороны сотрудников.

Руководству посоветовали выделить склады под разные нужды, назначить материально ответственных лиц за каждый склад и регулярно проводить инвентаризацию.

На основе проведенного анализа финансовый директор на аутсорсе подготовил ряд рекомендаций. Компании нужно:

• систематизировать и регламентировать учёт данных о финансовых операциях;
  
• ранжировать покупателей по направлениям их работы;
  
• усилить работу по удержанию покупателей;
  
• пересмотреть структуру отдела продаж;
  
• планировать вывод дивидендов в платёжном календаре, чтобы избежать кассовых разрывов;
  
• провести инвентаризацию.
  
  

Чтобы собственники смогли сконцентрироваться на целях компании и не беспокоиться о злоупотреблении со стороны сотрудников, стоит использовать корректную управленческую информацию. Это поможет избежать потери клиентов, а также нарастить выручку.