План-факт анализ. Как извлечь максимум пользы?

План-факт анализ сравнивает плановые показатели компании (которые соответствуют бюджету) с фактическими. Позволяет изучить отклонения по любым показателям: финансовым, натуральным или относительным. Поэтому для начала стоит выбрать интересные именно для вашего бизнеса.

Необходимо продумать, как планируется проводить анализ. Например, в разрезе по отдельным статьям доходов и расходов, по продуктам, по проектам, по договорам — это поможет понять, за счёт чего вы в плюсе или минусе.

Заранее определите уровень существенности — допустимый уровень ошибки. Например, отклонения от плана меньше чем на 0,5% можно не анализировать вообще, отклонение до 20% — тщательно изучить, а больше 20% — это уже красный сигнал тревоги, требующий принятия срочных мер.

Рассчитать отклонение просто — допустим, планировали продать 20 карандашей, а продали 23. Значит, абсолютное отклонение факта от плана составило 3 штуки, а относительное — 15%.

Удобно, когда отрицательные отклонения в таблицах автоматически выделяются красным цветом, а положительные — зелёным. Это можно настроить прямо в Excel, но есть и специальные сервисы со встроенным блоком план-факт анализа, где всё, что нужно, подсвечивается автоматически.

Чтобы не погрязнуть в цифрах, сосредоточиться лучше на серьёзных отклонениях, а мелкие проигнорировать. Не стоит тратить часы работы на поиск отклонения в 100 рублей. А вот рост себестоимости единицы продукции на 30% — это повод бить тревогу и принимать меры.

Часто невыполненный план по одному показателю тянет за собой многие другие. Например, если снизился объём производства, то и сумма переменных расходов наверняка упадёт. Не выполнили план по продажам — выплатили сотрудникам меньшую премию. Эти взаимосвязи логичны и легко объяснимы. А вот если при росте рыночных цен доход снижается — это уже повод провести дополнительное расследование.

Даже если в целом план по прибыли выполнен, важно сосредоточиться на отрицательных отклонениях — именно эти показатели тянут бизнес вниз и являются зоной роста. Найти слабые места важно, чтобы не повторять ошибок в будущем и укрепить компанию.

Но и из положительных отклонений нужно извлечь пользу. Просто похвалить себя недостаточно — возможно, если план выполнен на 200%, это не вы молодцы, а план изначально был не очень качественным.

Залог успеха — регулярность план-факт анализа. Недостаточно фиксировать процент выполнения по итогам года, нужно постоянно держать руку на пульсе и анализировать отклонения хотя бы раз в квартал. Именно регулярность позволит вовремя поймать неблагоприятную тенденцию и отреагировать на изменения.

Реальность может не совпадать с мечтой по разным причинам. Пропустили срок оплаты по счетам и получили штраф. Упустили поставщика, потому что слишком затянули переговоры. Дали клиенту слишком большую скидку и потеряли часть дохода. Важно понимать, на что можно повлиять в будущем, а на что — нет.

Например, не допускать арифметических ошибок и косяков в заполнении документов — вполне реально. А вот повлиять на резкое изменение курса валют вряд ли удастся (разве что застраховать часть валютных рисков). В любом случае, нужно акцентировать внимание на том, что мы можем изменить.

В марте компания провела предварительный план-факт анализ бюджета. Стало ясно, что экономическая ситуация глобально изменилась и повлияла на бизнес. Импортное сырьё подорожало, спрос на товары люкс упал — это повод существенно пересмотреть структуру производства или даже закрыть целое направление — но в любом случае, бюджет можно и нужно актуализировать.

Результаты план-факт анализа обязательно нужно использовать при подготовке следующих бюджетов. Если текущий план совсем нереально выполнить, снижаем планку. Если его выполнение далось слишком легко — почему бы и не повысить требования к себе на будущий год? Возможно, нашлась какая-то систематическая недооценка риска или ошибка в формуле — всё это поможет сделать план точнее.

За выручку компании отвечают все и одновременно никто — а план-факт анализ сосредоточен на каждом драйвере выручки по отдельности и поэтому позволяет найти ответственных за невыполнение конкретного показателя. Так легче понять, что именно пошло не так, и исправить ситуацию. А если в компании работает система KPI, то этот анализ станет базой для расчёта годовых премий.

План-факт анализ — это отличный шанс выявить проблемы и открыть возможности. Обнаружили отклонение — нашли его причину — приняли меры — сделали выводы на будущее. Узнать об ошибке и исправить её — значит больше не повторить.

План-факт анализ — не просто громоздкая таблица с цифрами, но и классный инструмент, который, как навигатор в автомобиле, показывает, идём ли мы к цели или отклонились от маршрута. Без него непонятно, что на самом деле происходит в компании, может ли бизнес работать эффективнее или и так уже на пределе возможностей. Это способ найти слабые места бизнеса.

Но — хорошая новость! — и сильные тоже. Понять, правильные ли решения приняли в прошлом и что делать в будущем — вот зачем нужен план-факт анализ. Чтобы не тратить много времени, делегируйте план-факт анализ специальному сервису. «Финансист» автоматически подсветит все, что нужно. Запросите демонстрацию возможностей сервиса, чтобы узнать больше.