План-факт анализ. Как извлечь максимум пользы?

Эффективно управлять бизнесом можно когда фактические показатели регулярно сравниваются с плановыми. Без этого не понять, в правильном ли направлении движется бизнес. В статье расскажем, как проводить план-факт анализ и как сделать его максимально полезным.
08.04.2022
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

С чего начать?

План-факт анализ сравнивает плановые показатели компании (которые соответствуют бюджету) с фактическими. Позволяет изучить отклонения по любым показателям: финансовым, натуральным или относительным. Поэтому для начала стоит выбрать интересные именно для вашего бизнеса.

Необходимо продумать, как планируется проводить анализ. Например, в разрезе по отдельным статьям доходов и расходов, по продуктам, по проектам, по договорам — это поможет понять, за счёт чего вы в плюсе или минусе.

Заранее определите уровень существенности — допустимый уровень ошибки. Например, отклонения от плана меньше чем на 0,5% можно не анализировать вообще, отклонение до 20% — тщательно изучить, а больше 20% — это уже красный сигнал тревоги, требующий принятия срочных мер.

Как провести план-факт анализ с пользой?

Техника

Рассчитать отклонение просто — допустим, планировали продать 20 карандашей, а продали 23. Значит, абсолютное отклонение факта от плана составило 3 штуки, а относительное — 15%.

Удобно, когда отрицательные отклонения в таблицах автоматически выделяются красным цветом, а положительные — зелёным. Это можно настроить прямо в Excel, но есть и специальные сервисы со встроенным блоком план-факт анализа, где всё, что нужно, подсвечивается автоматически.

Выборочный анализ

Чтобы не погрязнуть в цифрах, сосредоточиться лучше на серьёзных отклонениях, а мелкие проигнорировать. Не стоит тратить часы работы на поиск отклонения в 100 рублей. А вот рост себестоимости единицы продукции на 30% — это повод бить тревогу и принимать меры.

Взаимосвязь отклонений

Часто невыполненный план по одному показателю тянет за собой многие другие. Например, если снизился объём производства, то и сумма переменных расходов наверняка упадёт. Не выполнили план по продажам — выплатили сотрудникам меньшую премию. Эти взаимосвязи логичны и легко объяснимы. А вот если при росте рыночных цен доход снижается — это уже повод провести дополнительное расследование.

Акцент на минусе

Даже если в целом план по прибыли выполнен, важно сосредоточиться на отрицательных отклонениях — именно эти показатели тянут бизнес вниз и являются зоной роста. Найти слабые места важно, чтобы не повторять ошибок в будущем и укрепить компанию.

Но и из положительных отклонений нужно извлечь пользу. Просто похвалить себя недостаточно — возможно, если план выполнен на 200%, это не вы молодцы, а план изначально был не очень качественным.

Регулярность

Залог успеха — регулярность план-факт анализа. Недостаточно фиксировать процент выполнения по итогам года, нужно постоянно держать руку на пульсе и анализировать отклонения хотя бы раз в квартал. Именно регулярность позволит вовремя поймать неблагоприятную тенденцию и отреагировать на изменения.

Поиск причины

Реальность может не совпадать с мечтой по разным причинам. Пропустили срок оплаты по счетам и получили штраф. Упустили поставщика, потому что слишком затянули переговоры. Дали клиенту слишком большую скидку и потеряли часть дохода. Важно понимать, на что можно повлиять в будущем, а на что — нет.

Например, не допускать арифметических ошибок и косяков в заполнении документов — вполне реально. А вот повлиять на резкое изменение курса валют вряд ли удастся (разве что застраховать часть валютных рисков). В любом случае, нужно акцентировать внимание на том, что мы можем изменить.

Как использовать результаты план-фактного анализа?

Актуализировать бюджет

В марте компания провела предварительный план-факт анализ бюджета. Стало ясно, что экономическая ситуация глобально изменилась и повлияла на бизнес. Импортное сырьё подорожало, спрос на товары люкс упал — это повод существенно пересмотреть структуру производства или даже закрыть целое направление — но в любом случае, бюджет можно и нужно актуализировать.

Повысить качество плана

Результаты план-факт анализа обязательно нужно использовать при подготовке следующих бюджетов. Если текущий план совсем нереально выполнить, снижаем планку. Если его выполнение далось слишком легко — почему бы и не повысить требования к себе на будущий год? Возможно, нашлась какая-то систематическая недооценка риска или ошибка в формуле — всё это поможет сделать план точнее.

Найти виноватых

За выручку компании отвечают все и одновременно никто — а план-факт анализ сосредоточен на каждом драйвере выручки по отдельности и поэтому позволяет найти ответственных за невыполнение конкретного показателя. Так легче понять, что именно пошло не так, и исправить ситуацию. А если в компании работает система KPI, то этот анализ станет базой для расчёта годовых премий.

Усилить бизнес

План-факт анализ — это отличный шанс выявить проблемы и открыть возможности. Обнаружили отклонение — нашли его причину — приняли меры — сделали выводы на будущее. Узнать об ошибке и исправить её — значит больше не повторить.

План-факт анализ — не просто громоздкая таблица с цифрами, но и классный инструмент, который, как навигатор в автомобиле, показывает, идём ли мы к цели или отклонились от маршрута. Без него непонятно, что на самом деле происходит в компании, может ли бизнес работать эффективнее или и так уже на пределе возможностей. Это способ найти слабые места бизнеса.

Но — хорошая новость! — и сильные тоже. Понять, правильные ли решения приняли в прошлом и что делать в будущем — вот зачем нужен план-факт анализ. Чтобы не тратить много времени, делегируйте план-факт анализ специальному сервису. «Финансист» автоматически подсветит все, что нужно. Запросите демонстрацию возможностей сервиса, чтобы узнать больше.
БЕСПЛАТНО покажем на примере из вашей сферы как работает сервис
Демонстрация
Подписывайтесь на блог, впереди ещё много интересной и полезной информации для финансового директора и владельца бизнеса.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями