Оцифровка бизнеса. 3 совета от эксперта. Как начать?

Из статьи вы узнаете, почему важно оцифровывать бизнес, с чего начать и что мешает. Татьяна на собственных кейсах покажет важность оцифровки.

Если коротко, то оцифровка это сбор показателей компании в простой понятный формат. Это погружение вглубь бизнеса. Внутрь. В бездну. В цифры.

Оцифровка «вытаскивает» из бизнеса метрики и цифры, которые раньше не считали. Выручку, месячный доход или прибыль, может быть, и собирали. А вот количество заказов по направлениям и проектам, количество лидов или клиентов по каналам продаж, скорее всего, нет. Если считаете, то вы большие молодцы!

В проекте оцифровки мебельной фабрики в Улан-Удэ мы разбили всю деятельность компании на несколько проектов — фабрика, собственные магазины, интернет-магазин. Посчитали, сколько зарабатывает сама фабрика, а сколько магазины, в которых продают мебель.

Увидели, что магазины приносят явно меньше, чем производство, а иногда и уходят в минус. До оцифровки доходы и расходы считали в общей массе и было непонятно, на что надо повлиять, чтобы увеличить прибыль.

Предприниматели, которые не знают своих цифр, управляют бизнесом интуитивно. Но интуиция не у всех развита так, чтобы управлять эффективно.

Сравним две фразы, сказанные технологом на том же мебельном производстве: «мы потратили в этом месяце тысяч 150 на ткани» и «на ткани потрачено 153 345 рублей, это на 6% больше, чем запланировали». В какой фразе больше информации, чтобы принимать решения?

При анализе смотрим сначала на главный показатель — чистую прибыль. Есть эта прибыль или нет, насколько величина чистой прибыли соответствует выручке.

Анализ строится поэтапно.

1. Выявляем несоответствия и закономерности в доходах и расходах.
   
   
2. Смотрим за статьями расходов и доходов — где растёт, где падает.
   
   
3. Смотрим за непонятными статьями, уточняем, что это, и убираем, если это лишнее.
   
   
4. Анализируем конверсии воронки продаж, выявляем точки роста.

Ещё один недавний пример: на этапе анализа компании по аренде медоборудования мы увидели, что есть проект, который не приносит прибыли год. Проект приносил убытки по 20−30 тысяч в месяц. По итогам года этот проект «украл» 300 тысяч рублей прибыли из других проектов и продолжал масштабировать свои убытки.

Насколько проект неэффективен, собственники увидели только после оцифровки и анализа показателей.

Рассмотрим три возражения, которые мешают предпринимателю начать оцифровку бизнеса.

Ни один бизнес не работает эффективно без оцифровки. Если вы начинающий предприниматель, то вам надо сразу заложить основы для оцифровки, чтобы вы понимали, где и как работают деньги в бизнесе.

Если вы не разберётесь с этим, то неизбежно уйдёте в историю с кассовыми разрывами. Такое происходит даже в компании с миллионными оборотами.

Такая ситуация была у моей клиентки с онлайн-школой английского языка. Она не вела никаких подсчётов, и ей постоянно приходилось занимать деньги то на зарплату, то на рекламу. Вроде и деньги были, долги отдавала быстро, но вот как в них не влезать, понимания не было.

Посчитали, быстро увидели проблемы: много лишних затрат, непонятно, как планировать бюджет. Уже через месяц кассовые разрывы исчезли.

Если вы уже опытный предприниматель, то цифры в понятном формате сильно облегчат оперативное управление — будет легко отслеживать эффективность каждого отдела, сотрудника, канала продаж.

Если вы не ведёте цифры, то начните с простой записи доходов и расходов в таблицу Excel или в Google-таблицы.

Записывайте все расходы. Учитывайте комиссии банка и любые мелкие расходы. Делать это лучше раз в 2−3 дня, каждый платёж записывать отдельно, а не одной суммой за день.

Доходы делите по статьям — оплата товара или услуги, предоплата, покупка абонемента. Для начала этого будет достаточно, главное — регулярность. В конце месяца посчитайте все доходы и расходы и поймите, сколько зарабатываете. Это будет грубая оценка, но даже такая оцифровка даст понимание и поводы к размышлению.

Не отчаивайтесь, если с первого раза не удастся внедрить привычку всё записывать. Просто попробуйте ещё раз. Это серьёзный навык, который отличает успешных предпринимателей.

Можно поручить вести цифры сотруднику или ассистенту, но анализ результатов лучше делать самому или обратиться к финансовому эксперту.

Большинство предпринимателей не понимают, что цифры — основа бизнеса.

Сейчас есть шанс разобраться с цифрами и не наступать на грабли, которые собирают 90% предпринимателей. Начните записывать цифры бизнеса уже сегодня — и через пару недель сможете посмотреть свежим взглядом на бизнес через твёрдые цифры.