Меню

Обучение работе в сервисе Финансист

Начало работы в сервисе финансист

Как устроен сервис Финансист?

Интерфейс

Основное меню сервиса - здесь находятся отчеты и реестры

Вспомогательное меню, где вы можете редактировать свою финмодель и добавлять пользователей

Чат технической поддержки

i

Начало работы

Создание финансовой модели

После регистрации вам необходимо создать финансовую модель своего бизнеса, выбрать систему налогообложения и период планирования.

Финансовая модель - это описание вашей компании и ее развития в денежном выражении, т.е. основные формы управленческой отчетности: Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денег и Платежный календарь.

Здесь можно указать название проекта, компании или направления деятельности

В настройках финмодели необходимо выбрать:
- Период планирования
- Систему налогообложения и ставку налога

После внесения данных нажмите сохранить

i

Минимальный период - 7 месяцев, максимальный - 11 лет.
Выбирать срок планирования финансовой модели рекомендуем от 1 до 3-х лет, а если у вас есть кредиты - на весь их срок действия.

При выборе системы налогообложения вы при необходимости можете скорректировать ставку налога. Например, если у вас IT компания и у вас льготная ставка налога на прибыль.

Аналитика

(Рабочий стол предпринимателя и финансового директора)

Модуль «Аналитика» позволяет оперативно узнать, что происходит в компании: посмотреть остатки по счетам, увидеть возможный кассовый разрыв, проследить выполнение планов по продажам и другим важным показателям.

Все графики в этом разделе строятся автоматически, на основе Отчета о Прибылях и Убытках и Отчета о Движении Денег (Платежный календарь)

«Финансист» предупредит, возможен ли кассовый разрыв

?

На стартовом экране раздела «Аналитика» хранится информация о текущем состоянии счетов и плановые показатели на «Вечер», после выполнения всех запланированных платежей за день

!

Вы можете перестроить график по конкретной статье, кликнув на фильтр слева от названия

?

В автоматическом режиме сервис построит для вас графики Динамики и Структуру выручки

!

Для выбора периода, используйте данное меню

!

Для выбора показателя, нажмите «+»

?

При необходимости, вы можете создать «Воронку продаж» и отслеживать показатели конверсии в маркетинге и продажах

!

Для выбора показателя, нажмите «+»

?

Если вы хотите отслеживать другие ключевые показатели бизнеса, создавайте собственные графики

!

Нажмите «Добавить график» для создания дополнительных графиков

!

Отчет о Прибылях и Убытках

(Бюджет доходов и расходов)

Отчет о Прибылях и Убытках (ПиУ), он же Бюджет Доходов и Расходов - одна из главных форм управленческой отчетности, он показывает ключевые показатели работы компании: выручку, себестоимость, прочие доходы/расходы и итоговый финансовый результат.

В отличии от бухгалтерского «Отчета о Финансовых Результатах» в ПиУ можно учитывать показатели сразу нескольких юридических лиц, создавать плановые показатели и проводить план/факт анализ отклонений за период.

После создания финансовой модели, для вас автоматически будут созданы все формы финансовой отчетности, теперь их необходимо наполнить плановыми или фактическими показателями.

Для изменения настроек отчетов используйте меню слева. Выбирайте период, сортируйте по кварталам или скрывайте лишние показатели в отчете

Для создания статьи или добавления «факта» нажмите «Добавить»

?

Все отчеты можно выгружать в Excel

<

Настройка вида отчета

При выборе «Настройки отчета» вам будет доступно редактирование Отчета о Прибылях и Убытках.

Настраивайте отчет в том виде, с которым будет удобно работать, убирайте лишние показатели и подсвечивайте отклонения фактических показателей от плана.

Выберите сценарий работы с Отчетом о Прибылях и Убытках. Для удобства планирования рекомендуем убрать фактические значения

i

В настройках отображения вы можете включить план-факт анализ для сравнения показателей за период, подсветить отклонения или сделать трендовый анализ

<

i

В верхнем меню можно переключать отображение системных и пользовательских показателей. Например, можно убрать показатели EBITDA или «Валовая прибыль»

Собственные показатели

Кроме создания доходных и расходных статей, вы можете создать показатели эффективности вашего бизнеса, например, посчитать долю рекламы от выручки или точку безубыточности.

Для создания собственных показателей выберите «Добавить» «Произвольный показатель» или «Расчетный показатель».

Пользовательские показатели

<

i

В сервисе Финансист вы можете создавать собственные показатели эффективности KPI.
Таких показателей может быть неограниченное количество.

Добавление статьи отчета

Для добавления новой статьи нажмите в правом верхнем углу кнопку «Добавить», в выпадающем списке выберите необходимую статью. Здесь же вы можете добавить другие статьи: зарплату сотрудников, кредиты, амортизацию, собственные показатели и подгрузить фактические данные в формате Excel.

Рассмотрим добавление статьи на примере

Выбираем пункт «Доходы»

<

Указываем название статьи доходов

<

Выбираем тип выручки

<

Выбираем как будет рассчитываться выручка, мы можем указать сумму, либо посчитать исходя из планируемых объемов продаж (Стоимость*Количество)

<

Выбираем период планирования и указываем НДС (при общей системе налогообложения), нажимаем «Далее»

Выбираем способ расчета выручки

<

Если мы выбрали «Задается по формуле», указываем количество товара, который планируем продавать в месяц. При необходимости, ниже можно указать процент изменения в месяц, либо сезонность

<

Для того, чтобы внести количество, под графиком необходимо указать число, а кликнув по стрелке ниже «протянуть» значение на весь год

Выбираем способ расчета выручки

<

Указываем стоимость единицы и при необходимости процент изменения в месяц

<

Для того, чтобы указать цену, под графиком укажите сумму и кликните ниже, чтобы «протянуть» значение на весь год. После чего можете перейти к группировкам или сохранить статью

При необходимости, вы можете группировать статью отчетов по отделам/продуктам/ЦФО и проектам

<

Для добавления группы нажмите «Добавить группу». После создания группы, ее достаточно «перетащить» в колонку справа и она применится к статье. Далее нажимаем «Сохранить статью»

Удаление статьи

Чтобы удалить ненужную статью наведите курсором на ее название и кликните по значку «карандаш».

Затем в открывшемся окне, в левом нижнем углу нажмите «Удалить статью».

<

Кликните по иконке для редактирования или удаления статьи.

<

Для удаления нажмите кнопку «Удалить статью» и подтвердите действие в открывшемся окне

Загрузка фактических данных

Фактические данные попадают 4-мя возможными способами:
1. Ручное создание документов;
2. Импорт любого файла в формате Excel;
3. Интеграция с 1С Бухгалтерия или облачной бухгалтерией «Мое Дело»;
4. Пользовательские интеграции через API;

Показатели Отчета о Прибылях и Убытках отражаются в бухгалтерском учете на карточках счетов:
90.01 «Выручка от основной деятельности»
90.02 «Себестоимость продаж»
91.01 «Прочие доходы»
91.02 «Прочие расходы»
И других, в зависимости от сферы деятельности и особенностей учета.

Выбираем пункт «Факт»

<

Выбираем способ внесения

<

Выбираем отчет в который мы хотим подгрузить факт

<

Добавляем файл и нажимаем «Далее»

<

После первого внесения данных, сохраните «разметку» как шаблон. В дальнейшем, загружая файл в отчет, вы просто подставляете сохраненные значения.

<

На этом шаге, вам необходимо сделать «разметку» таблицы. Для этого из «выпадающего» списка в первой строке выберите наименование содержанию столбца, например «Дата» или «Назначение платежа».

i

Когда вы завершите разметку, можете сразу перейти к разнесению документов по статьям отчета. Или можете вернуться к этому позднее.

<

Для того, чтобы вручную выбрать статью отчета, соответствующую платежу нажмите в столбце«Название статьи» - «Выберите». В выпадающем меню, вы можете выбрать название уже созданной статьи, либо создать новую.

<

Кликнув на кнопку «Добавить» вы можете создать шаблон для разнесения «факта», чтобы все платежи в дальнейшем при загрузке разносились автоматически.

<

На этом шаге мы создаем шаблон для загрузки «факта». Он работает по привычному для пользователя Excel.
Например: Если «Назначение платежа» содержит «Канцелярия», то данные платежи попадут в статью «Офисные расходы».

После завершения настройки правил обязательно сохраните шаблон и используйте его в дальнейшем.

i

Отчет о Движении Денег

(+Платежный календарь)

Отчет о Движении Денег (ДД) - это способ спланировать и отразить все денежные потоки компании. Здесь фиксируются все операции, имеющие денежное выражение. В отличии от Отчета о Прибылях и Убытках здесь не учитываются Амортизация и показатели прибыли.

ДД содержит 3 основных вида деятельности компании.
1. Текущая деятельность. Это может быть производство и продажа продукции, оказание услуг или проектная деятельность.
3. Финансовая деятельность. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых компании для развития новых направлений производства.
2. Инвестиционная деятельность. Деятельность, связанная с покупкой или продажей внеоборотных активов, например, покупка оборудования.

Для изменения настроек отчета используйте меню слева. Выбирайте период, сортируйте по кварталам или скрывайте лишние показатели в отчете

Для добавления «факта» нажмите «Добавить» > «Факт»

<

Отчет о движении денег строится автоматически, при создании Отчета о Прибылях и Убытках

i

Отчет Движения Денег покажет вам весь денежный поток компании в течение года и в разрезе каждого дня. Это поможет вовремя увидеть возможный кассовый разрыв и предпринять меры.

Загрузка фактических данных

Фактические данные попадают 4-мя возможными способами:
1. Ручное создание документов;
2. Импорт любого файла в формате Excel;
3. Интеграция с 1С Бухгалтерия или облачной бухгалтерии «Мое Дело»;
4. Пользовательские интеграции через API;

Показатели Отчета Движения Денег (ДД) отражаются в бухгалтерском учете на карточках счетов:
50 «Касса»
51 «Расчетные счета»

Также, вы можете подгрузить банковскую выписку, либо собственные данные по наличным денежным средствам в формате Excel.

Выбираем пункт «Факт»

<

Выбираем способ внесения

<

Выбираем отчет в который мы хотим подгрузить факт

<

Выбираем банковский счет или кассу, добавляем файл и нажимаем «Далее»

<

После первого внесения данных, сохраните «разметку» как шаблон. В дальнейшем, загружая файл в отчет, вы просто подставляете сохраненные значения.

<

На этом шаге, вам необходимо сделать «разметку» таблицы. Для этого из «выпадающего» списка в первой строке выберите наименование содержанию столбца, например «Дата» или «Назначение платежа».

i

Когда вы завершите разметку, можете сразу перейти к разнесению документов по статьям отчета. Или можете вернуться к этому позднее.

<

Для того, чтобы вручную выбрать статью отчета, соответствующую платежу нажмите в столбце«Название статьи» - «Выберите». В выпадающем меню, вы можете выбрать название уже созданной статьи, либо создать новую.

<

Кликнув на кнопку «Добавить» вы можете создать шаблон для разнесения «факта», чтобы все платежи в дальнейшем при загрузке разносились автоматически.

<

На этом шаге мы создаем шаблон для загрузки «факта». Он работает по привычному для пользователя Excel.
Например: Если «Назначение платежа» содержит «Канцелярия», то данные платежи попадут в статью «Офисные расходы».

После завершения настройки правил обязательно сохраните шаблон и используйте его в дальнейшем.

i

Реестр «Документы»

Все фактические документы попадают в реестр «Документы»

Для поиска необходимого документа используйте «Фильтры»

<

Реестр факта позволяет посмотреть документы на основании которых строится управленческая отчетность.
Вы можете дважды кликнув редактировать документы или добавить новые.

i

Реестр «Проекты»

Всю аналитику можно смотреть отдельно по проектам

Реестр «Продажи»

В данном реестре можно вычислить клиентов, которые перестали пользоваться вашим товаром/услугой

Реестр «Платежи»

Все плановые, согласованные и оплаченные платежи попадают в реестр «Платежи»

Для поиска необходимого документа используйте «Фильтры»

<

Реестр платежей позволяет оперативно отслеживать согласование и исполнение платежей
Вы можете дважды кликнув редактировать платеж или добавить новый.

i

Каждый счет может быть оплачен в несколько этапов, например: «Аванс» и «Остаток к оплате»

<

При создании или редактировании платежа вы можете выбрать Приоритет оплаты, например, указать что данный платеж «Срочный».
При необходимости, указывайте ответственного исполнителя и пишите комментарии к платежу.

i

Реестр «Счета»

В реестре счетов вы можете создавать плановые счета на оплату.

Для поиска необходимого документа используйте «Фильтры»

<

Реестр «Контрагенты»

Для просмотра состояния расчетов с контрагентами перейдите в раздел «Контрагенты»

Для поиска контрагента используйте «Фильтры»

<

В этом разделе вы можете отслеживать «Дебиторку» и «Кредиторку» в целом по компании и в разрезе каждого контрагента

i

Распределение ролей пользователей

Здесь вы можете подключить к работе всю команду: бухгалтера, менеджеров и руководителей отделов. Настраивайте права доступа к разным отчетам, статьям бюджета или даже отдельным платежам.

Вспомогательное меню, где вы можете добавить
пользователей

>

Нажмите "Изменить"

<

Нажмите "Добавить пользователя"

<

Поставьте галочку, чтобы наделить нового пользователя правами администратора

После внесения данных нажмите "Сохранить"

i

Администратор обладает полным набором прав и может наделять правами других пользователей, для этого нужно поставить соответствующую галочку.

i

>

Нажмите "Изменить финмодель", чтобы добавить роли пользователей

Создавайте новые роли

<

Для каждой созданной роли вы можете настраивать режим доступа по каждому разделу.
По умолчанию у роли будут права наблюдателя

i

Чтобы предоставить права новому пользователю, проставьте необходимые галочки
Дополнительные настройки доступа можно увидеть, нажав на "плюсик"

<

Нажмите на "плюсик", чтобы открыть дополнительное меню. Здесь вы сможете настроить доступ пользователя к отдельным отчетам и документам

i

Отметьте те разделы, к которым у пользователя должен быть доступ

<

Нажмите "Добавить", чтобы предоставить доступ пользователям к вашей финансовой модели

i

Назначайте роль каждому пользователю

<

Согласование платежей

В данном разделе вы можете оценить согласованный бюджет, создать заявку на согласование, отправить её руководителю, или подписать.