Что такое бенчмаркинг и зачем он нужен вашей компании. Шесть этапов внедрения

С каждым годом всё больше бизнес-лидеров признают, что сотрудники — один из самых важных активов. Часто успех компаний зависит от того, насколько умело HR-подразделения привлекают, мотивируют и удерживают персонал. Причём в этот процесс включены не только менеджеры по кадрам, но и руководители всех уровней.

Чтобы оценить эффективность работы с персоналом существует много инструментов, один из них — это HR-бенчмаркинг. Что это за метод, из каких этапов состоит и чем может быть полезен вашему делу, рассказали эксперты консалтинговой компании TalentCode. Среди их клиентов: «Норникель», «Ростелеком», «НЛМК», «X5 Retail Group», «Вымпелком» и многие другие.

В управлении кадрами участвуют, в том числе и финансовые подразделения, которые отвечают за выделение и исполнение бюджетов. Но в большинстве случаев разработка, внедрение и контроль новых практик в области персонала остаются на стороне HR-службы. Поэтому вопросы по эффективности кадров задают именно этому подразделению. И чем больше статья расходов на персонал в P&L, тем больше к нему вопросов.

В бенчмаркинге сравнивают процессы, продукты или услуги. Ключевое требование: следует использовать сопоставимые объекты.

Первое бенчмаркинговое исследование в HR провели в 1984 году, когда учёный Жак Фитц-Энц при поддержке ASPA (American society for public administration) и института Саратоги (Нью-Йорк) собрал 15 профессионалов в области HR. Вместе они разработали набор формул для оценки работы кадровой службы. После этого произошёл расчёт HR-бенчмарков. У участников рынка впервые появилась возможность сравнить себя с другими компаниями.

Метод получил большое развитие. Исследования начали проводить как внешние провайдеры, так и сами кадровые службы внутри компаний. Стали появляться новые HR-метрики. И чем больше данных анализировали, тем больше показателей выявляли. Однако это плохо влияло на качество бенчмаркинговых исследований.

Причина в многообразии способов расчёта — в HR нет общепринятых стандартов отчётности. В итоге каждая компания выбирает уникальный набор метрик и самостоятельно их рассчитывает.

Однако в бенчмаркинге необходимо использовать только сопоставимые объекты с одинаковой методикой расчёта. Поэтому если компания хочет получить действительно ценный результат, ей потребуется много времени и сильных экспертов в области управления персоналом.

HR-бенчмаркинг состоит из шести шагов, которые нельзя пропускать. На первых этапах необходимо ответить на вопросы, составить гипотезы и понять, с какими компаниями можно сравнить своё предприятие. Затем нужно собрать данные и проанализировать с экспертами, после — внедрить полученные результаты.

Шаг 1. Целеполагание. На этом этапе ответьте на вопросы:

• что вы хотите достигнуть в результате исследования;
  
• какие гипотезы вы хотите проверить, на какие вопросы ищете ответы;
  
• какие подразделения затронут результаты;
  
• какие метрики необходимо включить для получения ответов на все ваши вопросы.
  

Шаг 2. Планирование. Очередная порция вопросов:

• с какими компаниями или организациями вы хотите сравнивать свои результаты;
  
• как вы будете проводить исследование;
  
• какая методология сбора данных и расчёта метрик будет использована;
  
• какие риски могут возникнуть и как с ними работать;
  
• что делать, если участники будут осознанно или неосознанно искажать данные.
  

Шаг 3. Сбор данных. Соберите и обязательно верифицируйте информацию.

Шаг 4. Анализ и интерпретация. Проверьте ваши гипотезы, обогатите полученные данные новой внутренней информацией о компании.

Шаг 5. Коммуникация. Обсудите полученные данные с экспертами и заинтересованными лицами.

Шаг 6. Внедрение изменений. Сформулируйте и оцифруйте цели изменений, составьте план по интеграции.

Пропуск даже одного из этапов приведёт к искажённому результату, а информация будет иметь сомнительную ценность. Если со сбором данных, анализом и интерпретацией это очевидно, то другие шаги зачастую пропускают.

Однако без целеполагания предприятие получит просто цифры о работе HR-службы. Чтобы найти в них ценность, руководство может попытаться их куда-нибудь встроить. Аналогично с этапом планирования. Без коммуникации и обсуждения результатов с экспертами есть риск неправильно интерпретировать данные. Без внедрения изменений, возникает вопрос: а зачем всё это затевали?

Бенчмаркинговый анализ помогает увидеть области, где одна компания отстаёт от другой. Но чтобы предприятию вырваться вперед, исключительно этой информации будет мало. В классическом бенчмаркинге, помимо сравнения показателей, всегда исследуются принятые в компаниях практики. Это попытка разобраться, что стоит за цифрами и как их достигли.

Следующий шаг — внедрение лучших найденных практик. Получив базовое сравнение с бенчмарками по ключевым направлениям, кадровая служба может оптимизировать работу подразделений несколькими способами.

Рекрутинговое подразделение может определить области, в которых они лучшие или те, где нужно развиваться.

Например, прирост расходов на персонал ниже в сравнении с другими предприятиями, но при этом рост производительности труда выше. Это отличный результат. Но в части метрик подбора эта же компания может увидеть отставание: высокая стоимость, длинные сроки найма, а также высокая доля отказов от офферов. Значит, это область повышенного внимания.

Компания может пересмотреть стратегию найма, вложить в это направление дополнительные средства. Если в подборе всё оставить без изменений, то в ближайшей перспективе предприятие рискует потерять лучших кандидатов. Это прямое следствие диагностики.

Иногда в компаниях возникают ситуации, когда текущие потребности бизнеса не совпадают с поставленными целями.

Например, компания уже достигла отличных показателей в области удержания персонала, коэффициент текучести один из самых низких по отрасли. Однако HR-служба об этом не знает. И при постановке целей на год старается дальше снизить и без того отличные результаты, которые, скорее всего, станут уже недостижимыми. Бывают обратные ситуации, когда показатели сильно отстают от рынка, а цели нужно выровнять в соответствии с ними.

Компания не всегда обладает данными для проверки некоторых гипотез. HR-бенчмаркинг может стать источником такой информации. Например, с его помощью можно проверить, как форматы работы — офис, удаленка, гибрид — связаны с привлечением новых и удержанием текущих сотрудников.

Противники бенчмаркинга приводят несколько аргументов:

• компания должна искать возможности для развития исключительно внутри себя;
  
• каждое предприятие уникально, обладает специфичной культурой и организацией процессов;
  
• лучшие практики в одном бизнесе не будут работать так же эффективно в другой компании.
  

Следует помнить, что бенчмаркинг не привносит в компанию принципиально новые идеи. Метод сводится к поиску уже устоявшихся практик, которые должны быть лучше нынешних. Простой перенос чужого опыта вряд ли выведет на первые места в отрасли. И если перед собственником стоит задача найти своё уникальное решение, лучше пробовать другие инструменты.

Рынок труда постоянно меняется. Любой организации нужна информация извне, чтобы своевременно оценивать, насколько она успевает за изменениями, и как другие компании реагируют на них. С помощью бенчмаркинговых исследований в HR бизнес может поддерживать связь с реальностью.