Как автоматизаторы санаториев разобрались с финансами и избежали штрафов

«Санаториум» — сервис, который автоматизирует всю работу санаториев, реабилитационных центров и медицинских SPA-салонов — от брони заказов до отчётности.

Компания уже 12 лет упрощает работу врачей и менеджеров в семи странах СНГ и Европы. Команда «Санаториума» улучшает экономические показатели клиентов, оптимизирует бизнес-процессы и помогает увеличить клиентскую загрузку и средний чек.

Задачей управленческого учёта долго занимался руководитель компании. Для этого он он использовал Excel-таблицы, а ещё функцию аналитики бухгалтерии в специальном сервисе.

Процесс выглядел так: данные приходили в банк и оттуда выгружались в Excel. Потом их сравнивали с ожидаемой оплатой, после чего вручную готовили документы закрытия.

Такой процесс был сопряжен с рядом сложностей:

• данные в бухгалтерском сервисе могли появляться с недельной задержкой;
  
  
• задержки мешали компании вовремя подписывать акты — это стало причиной многократных штрафов на суммы от 30 тысяч рублей;
  
  
• появились сложности с учётом зарплаты — компания платила сотрудника по-разному, и один человек просто не успевал всё учесть.
  

В 2017 году «Санаториум» нанял финансового специалиста. Новый сотрудник помог компании добиться быстрого роста: открылось второе юридическое лицо, количество сотрудников увеличилось в два с лишним раза.

Однако это привело и к другим последствиям: в компании резко выросло количество данных, увеличилось число непредвиденных штрафов и бесконтрольных трат на закупки. Вести учёт вручную стало невозможно — для этой задачи потребовалось бы нанять пять новых сотрудников.

В итоге в «Санаториуме» приняли решение оптимизировать финансовые процессы и обратились в «Финансист».

Менять процессы не пришлось — «Финансист» позволил сохранить привычную структуру и убрал из процессов самое неприятное — ручной труд. Мы оперативно интегрировали все инструменты, а команда «Санаториума» быстро адаптировалась под наш сервис.

По итогу команда «Санаториума» получила несколько возможностей:

1. контролировать приход денег от клиентов и не попадать в кассовые разрывы благодаря отчёту ДДС;
   
   
2. смотреть ретроспективу данных, делать выводы по закупкам и осуществлять трендовый анализ;
   
   
3. смотреть историю платежей и обоснованно договариваться о скидках;
   
   
4. планировать деньги и контролировать зарплату сотрудников с помощью ОДДС;
   
   
5. отслеживать подписанные и неподписанные акты;
   
   
6. проверять рентабельность с помощью отчёта о прибылях и убытках (ОПиУ).
   
   

Теперь директору компании не приходится составлять отчёты вручную. В любой момент он может открыть собранные отчёты ДДС и ПиУ, изучить информацию о занятости сотрудников в проектах и оценить готовый финансовый анализ.