Платёжный календарь как часть планирования: что за инструмент и как он поможет бизнесу?

Бытовое планирование — это и «что приготовить завтра на обед?», и «куда поехать следующим летом?». Так и бизнес-планирование охватывает горизонты от одного дня до нескольких лет. В статье рассмотрим, для чего нужны разные периоды финансового планирования, что такое платёжный календарь и как его составить.

15.06.2022
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Какие бывают периоды финансового планирования

Долгосрочная модель скажет, сколько будет стоить компания через 10 лет, но будет бесполезна, если нужно посчитать, сколько денег будет в кассе завтра. Разберёмся, в каких случаях какие периоды планирования выбирать.

Длинные

Часто бизнесу важно смотреть на несколько лет вперёд.

  • Окупится ли инвестиционный проект?

  • Будет ли компания финансово устойчивой?

  • Способен ли бизнес погасить кредит?

На эти вопросы ответят только долгосрочное планирование и финансовая модель. Горизонт планирования может достигать и 5, и 20 лет.

Средние

На основе долгосрочного плана строятся среднесрочные. Период финансового планирования существенно короче — годовой бюджет можно разбить на более точные квартальные и понять, достижимы ли вообще цели компании. Например, планировали через три года выйти на фондовую биржу, но оказывается, что дела идут гораздо хуже запланированного, и стратегию нужно пересмотреть.

Короткие

Годовой бюджет — вещь полезная, но многие важные детали он игнорирует. Например, в глобальной перспективе не так интересно, в каком именно месяце компания получит субсидию от государства. А в оперативном планировании важен каждый день. Часто малый бизнес начинает именно с коротких планов — хватит ли денег на ближайший месяц? И здесь поможет удобный инструмент — платёжный календарь. Поговорим о нем подробнее.

Платёжный календарь: что это, и зачем нужен

Платёжный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день.

Чем отличается от бюджета движения денежных средств

За основу платёжного календаря берут данные БДДС. Но есть различия.

  • В календаре используется короткий период финансового планирования — обычно 30 или 90 дней.

  • Он ведётся и корректируется практически в режиме онлайн, а не только раз в квартал.

  • Уровень детализации гораздо выше. БДДС оперирует миллионами, а в календаре каждая тысяча рублей может сыграть роль.

Какие проблемы решает

Календарь поможет не просто увидеть, хватит ли денег в любой из дней, но и в других аспектах.
    1. Чувствовать себя уверенно. Даже если ожидается кассовый разрыв, можно успеть подготовиться. Предупреждён — значит вооружён!
    2. Управлять дебиторской и кредиторской задолженностью и заставлять деньги работать, а не просто лежать на счетах
    3. Укрепить финансовую дисциплину. Видя график платежей, бухгалтер точно не забудет оплатить аренду офиса.

      Как составить платёжный календарь

      Календарь достаточно просто построить даже в Excel. Разберем пошагово, как его составить.

      Какая информация должна содержаться в календаре

      Календарь — это таблица, в которой один столбец — это один день. Кроме того, нужно добавить следующие показатели:

      • статья доходов или расходов;

      • контрагент;

      • сумма;

      • счёт (если открыты счета в разных валютах или в нескольких банках).

      Шаг 1. Прогноз поступлений

      Для начала определяем, когда и сколько денег придёт в компанию. Учитываем всё: выручку, субсидии, проценты по вкладу. Иногда понадобится сделать упрощение. Например, розничный магазин не может точно спрогнозировать поступления, но вполне может взять за основу прогноз ОДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

      Подходим к прогнозу реалистично — если покупатель постоянно задерживает оплату, то и в плане отодвигаем её на пару дней. В результате готов прогноз поступлений на каждый день.

      Шаг 2. Прогноз платежей

      Статьи расходов берутся из БДДС с максимальной детализацией. От бухгалтерии придут данные о том, в каком объёме платить зарплату, от инвестиционного отдела — когда ожидаются капитальные затраты. Маркетологи расскажут, на какие дни планируется оплата рекламных кампаний.

      Обязательные платежи жёстко привязываем к датам. Проценты по кредиту платим 20 числа, заработную плату — 10 и 25, а вот бумагу для принтера можно купить после получения оплаты от покупателей. На этом шаге получаем сальдо денежных потоков и прогноз остатка денег на конец каждого дня.

      Шаг 3. Подготовка к оптимизации

      Превышение оттоков над притоками в отдельные дни — нестрашная и частая ситуация (например, если оплачиваем новый автомобиль стоимостью несколько дневных выручек). Тревожным сигналом будет прогнозируемый отрицательный остаток денег. Чтобы заранее подготовиться к этому, разделим все платежи на:

      • первоочередные: что бы ни происходило, налоги и зарплата должны быть выплачены вовремя;

      • критичные: например, несвоевременная оплата сырья может привести к полной остановке работы;

      • важные: проценты по кредиту можно уплатить позже, но только вместе с крупным штрафом (внимательно читайте кредитный договор);

      • менее критичные — это платежи поставщикам, с которыми можно договориться об отсрочке.

      На случай форс-мажора не планируйте нулевой остаток, всегда должен быть резерв — у какой-то компании ориентиром может быть сумма 20 тысяч, у какой-то — 20 миллионов.

      Как работать с платёжным календарём

      Календарь недостаточно просто составить, работать с ним нужно постоянно. Основная идея — передвигать поступления на более ранний период, а расходы — на более поздний. Например, так:

      • договориться с покупателями о предоплате, а с поставщиками — о задержке оплаты

      • отодвинуть необязательные платежи. Если в кассе не хватает денег, то это не самое подходящее время для покупки нового автомобиля для курьера;

      • найти дополнительные источники средств. Устроить распродажу, в крайнем случае, взять кредит.

      Всегда ли нужно составлять платёжный календарь?

      Наш ответ — да, платёжный календарь полезен любому бизнесу. Финансовая модель без привязки к конкретным датам рискует остаться теоретической конструкцией. Важно уделить внимание коротким периодам финансового планирования. Бизнесу со множеством проектов и контрагентов советуем использовать специальный сервис. Например, «Финансист» легко перестроит ОДДС в подневный отчёт на ближайшие 90 дней! Потратьте совсем немного времени на его внедрение, и сможете избежать кассовых разрывов и штрафов за просрочку платежей.

      Присылаем статьи раз в неделю. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
      Получайте статьи почтой
      Подписывайтесь на блог, впереди ещё много интересной и полезной информации для финансового директора и владельца бизнеса.
      БЕСПЛАТНО покажем на примере из вашей сферы как работает сервис
      Демонстрация
      Понравилась статья? Поделиться с друзьями