AI помощник XinData
Мобильное приложение
Проверьте эффективность вашего финучёта всего
за 5 минут
15 причин, почему не получается внедрить управленческий учёт, и как с ними работать
Весной мы провели конференцию «Финансы компаний 2022», которая собрала 4000+ слушателей. Одна из популярных лекций — «15 причин, почему не получается внедрить управленческий учёт». Об этом рассказывала Елена Подлубная, руководитель автоматизации CanConsult. Мы подготовили конспект. Вы узнаете:
- какие бывают этапы внедрения и из чего оно состоит,
- какие проблемы на каком из этапов встречаются (организационные, технические, методологические),
- о гарантах успешного внедрения проекта.
02.06.2022
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Автоматизация управленческого учёта — масштабный проект, охватывающий всех сотрудников и все процессы организации. В результате в организации должна быть выстроена система, обеспечивающая достоверность, оперативность и достаточность данных для контроля за бизнесом.
Этапы автоматизации управленческого учёта
Выделим 6 основных этапов:
После — контроль и аналитика систем. Поговорим подробнее о каждом и сложностях, с которыми можно столкнуться.
- подготавливаемся на старте,
- разрабатываем модель,
- настраиваем учёт в компании,
- автоматизируем,
- тестируем,
- корректируем.
После — контроль и аналитика систем. Поговорим подробнее о каждом и сложностях, с которыми можно столкнуться.
Подготовка
Ключевой этап, на котором формируется база проекта внедрения. Как вы эту базу подготовите, так проект и пройдёт. В подготовку обязательно включайте глубокую диагностику состояния учёта на текущий момент, чтобы вы понимали, с чем имеете дело. Чем глубже ваш ресурс позволяет провести диагностику, тем точнее можно составить модель управленческого учёта с пониманием внутренних процессов и снять часть вопросов.
Какие трудности встречаются на этапе?
Нет конкретных целей. Цель должна быть конкретной — желательно, чтобы она была изложена в каких-то критериях. Не «чтобы у меня собиралась кредиторская задолженность», а было информационное обеспечение по задолженности покупателей, к которому в любой момент можно обратиться и проработать дебиторскую задолженность.
Размыты роли и ответственность. Здесь стоит уделить внимание ролям участников проекта внедрения. Обязательно сформируйте команду тех, кто из компании должен участвовать, определите, все ли основные функции работы этой компании затрагиваются, распределите роли: кто будет исполнителем, кто куратором, кто какой ресурс будет обеспечивать. Так люди чувствуют свою принадлежность к проекту, и не происходит размытия ролей и ответственности.
Нет плана работ. Обязательно составляйте чёткий, конкретный позадачный план работ, не укрупняйте. Прикрепите к каждой задаче ответственного. Запланируйте ресурсы, которыми вы эту задачу будете выполнять. Обозначьте результат, который вы должны получить: отчёт, документ, процесс. Пропишите конкретный план не просто с перечнем работ, а с указанием необходимой сопутствующей информации.
Размыты роли и ответственность. Здесь стоит уделить внимание ролям участников проекта внедрения. Обязательно сформируйте команду тех, кто из компании должен участвовать, определите, все ли основные функции работы этой компании затрагиваются, распределите роли: кто будет исполнителем, кто куратором, кто какой ресурс будет обеспечивать. Так люди чувствуют свою принадлежность к проекту, и не происходит размытия ролей и ответственности.
Нет плана работ. Обязательно составляйте чёткий, конкретный позадачный план работ, не укрупняйте. Прикрепите к каждой задаче ответственного. Запланируйте ресурсы, которыми вы эту задачу будете выполнять. Обозначьте результат, который вы должны получить: отчёт, документ, процесс. Пропишите конкретный план не просто с перечнем работ, а с указанием необходимой сопутствующей информации.
Разработка управленческого учёта
Это методологический этап, когда вы составляете полную картину того, что вы хотите видеть. Вы описываете источники, из которых будете получать эту информацию, составляете документацию и формируете модель управленческого учёта, которую будете внедрять и автоматизировать.
Какие трудности встречаются на этапе?
Не прописан образ результата, к которому идём. Нет задокументированной схемы источников информации, как они между собой связаны и как будут попадать в отчёты.
Отсутствует методология учёта. Обязательно составляйте письменные описания правил учёта, методологии, к которым хотите прийти. В документации прописывайте основные критерии модели учёта и блоки. Ваша методология должна описывать, кто, что, когда, куда и в каком виде заносит информацию, что вы из неё получаете и какую отчётность складываете.
Отсутствует методология учёта. Обязательно составляйте письменные описания правил учёта, методологии, к которым хотите прийти. В документации прописывайте основные критерии модели учёта и блоки. Ваша методология должна описывать, кто, что, когда, куда и в каком виде заносит информацию, что вы из неё получаете и какую отчётность складываете.
Настройка учёта
Переходим к практике. Формируем предметные альбомы форм — как должен выглядеть каждый отчёт, кто отвечает за каждый блок составления, какие входящие остатки, с чем мы работаем сейчас, от чего начинаем формировать нашу отчётность.
Какие трудности встречаются на этапе?
Нет поддержки от руководства. Руководство появилось только на моменте заключения договора на внедрение, и следующая встреча будет на презентации результата. Старайтесь вовлекать руководителя, он должен также присутствовать хотя бы частично на каждом этапе.
Сопротивление идёт со стороны сотрудников. Часто вопрос бывает чисто технический: например, сотрудник не знает, как заполнить форму. Тут надо вопросами вывести на причину: «Всё ли у вас получается, всё ли понятно»? Если здесь человеческий фактор («Я не хочу, меня все устраивало, как раньше»), то нужно привлекать административный ресурс, делать совместные встречи-обсуждения, почему не получается и как быть дальше.
Нет единых классификаторов. Техническая проблема, которая возникает на данном этапе, — это то, что классификаторы, справочники и правила, которые мы сделали на этапе разработки модели, имеют разночтения. В одном месте так названо, в другом — так. Если вы подтягиваете информацию с другой базы данных, например, CRM, а там наименование услуг/продуктов другое, происходят нестыковка и непонимание, что с этим делать.
Это нужно предусмотреть на этапе разработки модели: проверить, что все справочники, которые используются в системе, пришли к единому виду.
После того, как учёт внедрён и все процессы работают, компания полностью готова к автоматизации.
Сопротивление идёт со стороны сотрудников. Часто вопрос бывает чисто технический: например, сотрудник не знает, как заполнить форму. Тут надо вопросами вывести на причину: «Всё ли у вас получается, всё ли понятно»? Если здесь человеческий фактор («Я не хочу, меня все устраивало, как раньше»), то нужно привлекать административный ресурс, делать совместные встречи-обсуждения, почему не получается и как быть дальше.
Нет единых классификаторов. Техническая проблема, которая возникает на данном этапе, — это то, что классификаторы, справочники и правила, которые мы сделали на этапе разработки модели, имеют разночтения. В одном месте так названо, в другом — так. Если вы подтягиваете информацию с другой базы данных, например, CRM, а там наименование услуг/продуктов другое, происходят нестыковка и непонимание, что с этим делать.
Это нужно предусмотреть на этапе разработки модели: проверить, что все справочники, которые используются в системе, пришли к единому виду.
После того, как учёт внедрён и все процессы работают, компания полностью готова к автоматизации.
Автоматизация
На этапе автоматизации подбираем программу под ваши правила учёта, которые уже настроены. Обязательно на этом этапе проводите инструктирование и обучение работников, предусматривайте в плане время на адаптацию к новой программе.
Какие трудности встречаются на этапе?
Неверный выбор программы. Сейчас очень большой ассортимент программ и предложений. Как сориентироваться и выбрать правильную — непонятно. Большинство устойчивых «игроков» предлагают тестовый период от двух недель до месяца. Старайтесь выделить ключевые процессы, которые вы хотите «обкатать», пусть это будут минимальные усилия, исключительно с целью тестирования программы.
Если нет возможности протестировать, запросите презентацию. Послушайте, что программа умеет, и уточните, как это будет выглядеть на вашем процессе. Перед выбором ПО составьте перечень критериев.
Если нет возможности протестировать, запросите презентацию. Послушайте, что программа умеет, и уточните, как это будет выглядеть на вашем процессе. Перед выбором ПО составьте перечень критериев.
Прежде чем начать работу, специалисты сервиса управленческого учёта «Финансист» на примере вашей сферы показывают, как всё работает.
БЕСПЛАТНО покажем на примере из вашей сферы как работает сервис
Демонстрация
Проблемы разделения первичных баз. Проблема, когда бухгалтерия ведёт учёт по-своему, а вы по-своему, CRM живёт отдельной жизнью от базы управленческого учёта, и нет логического объяснения, почему организовано именно так. Если вы формируете отчётность в управленческом учёте по одному методу, а в бухгалтерском учёте по другому, то да, такое возможно. Стыкуйте особенности учёта между разными базами заблаговременно, до автоматизации учета.
Не проведено предпроектное обследование. Не только программа управленческого учёта должна отвечать требованиям, но и другие имеющиеся программы учёта первичных данных компании. Когда вы на этапе подготовки пропустили предпроектное обследование, настройка учёта прошла не очень гладко. Вы начали автоматизацию, и оказалось, вы не знали, что бухгалтерия ведётся на «флешке», а вы купили локальную программу. Упущен важный процесс, который можно было бы исключить на этапе разработки или подготовки модели.
Не проведено предпроектное обследование. Не только программа управленческого учёта должна отвечать требованиям, но и другие имеющиеся программы учёта первичных данных компании. Когда вы на этапе подготовки пропустили предпроектное обследование, настройка учёта прошла не очень гладко. Вы начали автоматизацию, и оказалось, вы не знали, что бухгалтерия ведётся на «флешке», а вы купили локальную программу. Упущен важный процесс, который можно было бы исключить на этапе разработки или подготовки модели.
Тестирование
После настройки учёта и его автоматизации тестируем отчёты и вносим соответствующие корректировки.
Какие трудности встречаются на этапе?
Не хватает ресурсов для внедрения. Постановка учёта — не сопутствующий процесс. Надо отвлекать работников от их основной работы, освобождать им часть времени для участия в процессе. Обязательно предусматривайте это на начальном этапе и распределяйте ресурсы. Если вы будете составлять план работ по привязке ресурсов к задаче, то будет чётко понятно, сколько надо времени и трудозатрат, какие работники должны участвовать и хватит ли у них времени.
Избыточная детализация отчётности. В этом случае возвращайтесь к этапу разработки модели и пересмотрите необходимые параметры в сторону уменьшения. Если есть пересекающиеся показатели, сделайте дополнительный операционный отчёт, который будет подробно их раскрывать.
Несовместимость, затруднённая интеграция действующих ПО. Автоматизацию поставили, но затруднённая интеграция не собирает отчёты. Нужно настраивать интеграцию, насколько это возможно, возвращаясь к этапу подготовки. Если вариантов нет, можно либо обратиться к консультантам за помощью, либо найти альтернативные варианты интеграции программ.
Избыточная детализация отчётности. В этом случае возвращайтесь к этапу разработки модели и пересмотрите необходимые параметры в сторону уменьшения. Если есть пересекающиеся показатели, сделайте дополнительный операционный отчёт, который будет подробно их раскрывать.
Несовместимость, затруднённая интеграция действующих ПО. Автоматизацию поставили, но затруднённая интеграция не собирает отчёты. Нужно настраивать интеграцию, насколько это возможно, возвращаясь к этапу подготовки. Если вариантов нет, можно либо обратиться к консультантам за помощью, либо найти альтернативные варианты интеграции программ.
Контроль и аналитика
Обобщающий этап работы всего проекта не имеет как таковых проблем, потому что если вы не прошли проблемы предыдущих этапов, то до этого этапа вы не доберетесь. Если проблема всё же существует, то это неуспешное внедрение, и вы не можете формировать отчёты и принимать решения.
Гаранты успешного внедрения учёта. 5 инсайтов
Что делать, чтобы наши проекты внедрения были успешны?
- Обязательно проводите аудит/обследование текущей системы «как есть» хотя бы на экспресс-методе; проведите несколько интервью с 2—3 ключевыми пользователями, которые могут дать вам 70— 80% текущего состояния учёта.
- Составляйте описание характеристик и требований, «как должно быть», хотя бы схематично, по основным критериям.
- Отчёт по деньгам: какая периодичность, сроки, источники; в каком виде он должен формироваться в разрезе подразделений, банковских счетов, организаций.
- Прописывайте, какие выводы вы хотите получать из этого отчёта, какие решения надо принимать, глядя на этот отчёт. Когда вы будете это согласовывать, будет более чётко выстраиваться понимание, какие действия нам нужно сделать в дальнейшем, чтобы прийти к нужному результату.
- Организовывайте команду проекта внедрения учёта. Составляйте устав проекта, прописывайте роли, ответственность. Составляйте план внедрения, который будет предусматривать важные этапы, сроки. Сроки не преуменьшайте, не будьте сильно оптимистичными, помните, что всегда есть человеческий фактор, кто-то может заболеть, уйти в отпуск, задержаться. Не старайтесь себя подгонять, но и не растягивайте сильно. Ваш план внедрения учёта должен оставаться планом проектного вида.
Присылаем статьи раз в неделю. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Если вы на каждом этапе будете регулярно возвращаться и проверять, всё ли в порядке, это поможет внедрить отчёт, не растянув его. При необходимости план можно корректировать. Уделяйте внимание методологии. Дело не столько в программе, сколько в организации процессов. Многие думают, что если купили программу, то она за них всё будет считать, ведь в ней все алгоритмы уже настроены, нужно только внести свои данные, и всё заработает. Но нет. В любом успешном внедрении технических моментов — только 50%. Оставшиеся 50% — организационная работа.
Получайте статьи почтой
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками