Автоматизация финансов: как она помогает уменьшить зависимость от IT-отделов

Поставщик зарубежного ПО для финансистов Insightsoftware и аналитическая организация Hanover Research провели исследование, чтобы узнать, с какими проблемами сталкиваются финдиректоры и их команды из Европы, Северной Америки, Ближнего Востока и Африки. В рамках анкетирования аналитики опросили 514 руководителей, которые отвечают за ключевые финансовые решения в различных отраслях.

Опрос показал, что 80% финансовых директоров согласны с тем, что их команды чрезмерно зависят от их IT-отделов. 45% опрошенных согласились с тезисом полностью, 35% — частично.

Однако это не означает, что между финансами и IT-специалистами сложились некомфортные или враждебные отношения. Наоборот, 88% участников опроса отметили, что:

• удовлетворены взаимодействием с IT-отделом;
  
  
• понимают, что необходимо сотрудничать с IT на пути к цифровой трансформации бизнеса.
  
  

Дополнительно финансовые руководители указали, какие проблемы можно решать благодаря IT-отделу. Так, опрошенные указали, что IT-специалисты помогают внедрять новые технологии (41%) и обновлять критерии подготовки отчётности (35%).

Финдиректора считают взаимодействие с IT-отделом одновременно и положительным, и чрезмерным. Руководители вынуждены перекладывать на специалистов из другого отдела большое количество работы и ждать, когда там обработают данные или проведут специальный анализ.

В рамках такого взаимодействия финансовый отдел ограничен не только собственными дедлайнами, но и сроками другого подразделения, на которое он никак не может повлиять. В кризисной ситуации, когда особенно важны гибкость и скорость принятия решений, чрезмерная зависимость от IT-отдела становится слабостью финансистов.

Участники опроса, указали, что зависимость финансового директора и его команды от работы IT-отдела связана с четырьмя факторами:

• финансовому отделу не хватает определенных компетенций;
  
  
• финдиректор страдает от дефицита ресурсов;
  
  
• низкий доступ к данным компании;
  
  
• обилие ручной работы.
  

Чтобы свести зависимость к минимуму, финансовые отделы должны устранить причины, которые привели к появлению зависимости. Большинство проблем можно решить с помощью автоматизации финансов.

Современные финансовые отделы готовят огромное количество отчётов — в другом исследовании специалисты жаловались, что этот процесс отнимает у них в среднем 4 часа. Работа над отчётами мешает сосредоточиться на других задачах.

Автоматизация, которая позволит создавать отчётность без ручной работы сотрудников, решает для компании сразу несколько проблем.

✔ Компания экономит на найме дополнительных сотрудников для обработки данных. Кроме этого, руководству не нужно тратить деньги на обучение команды навыкам, которыми уже обладает профессиональный сервис финансового учёта.

✔ Финотделы получают дополнительные рабочие часы, которые можно потратить на подготовку качественной аналитики, а не на сбор и обработку данных.

✔ Риски человеческого фактора сокращаются, как и вероятность ошибок.

Автоматизация помогает финотделам бороться с ограниченными ресурсами. У руководства появляется возможность перераспределить обязанности сотрудников и сосредоточиться на ключевых целях отдела.

В кризисной ситуации решить эту проблему особенно важно — по данным опроса, в ближайшие два года 17% респондентов ожидают сокращения финансовых отделов. Актуально это и для руководителей, у которых штат будет расширяться (72% опрошенных) — подобная оптимизация позволит исключить из обязанностей новых сотрудников ненужные задачи.

Средства автоматизации позволяют финотделам не ждать отчётов от IT-специалистов, а получать их самостоятельно в режиме реального времени. Это ускоряет работу и позволяет финансовому отделу работать в рамках собственных дедлайнов — больше не нужно опасаться, что IT-специалист не успеет что-то прислать и случайно сорвёт сроки.

При этом эксперты рекомендуют обращать внимание на инструменты, которые не требуют обширной настройки. В противном случае команда может потратить целый год на подготовку «съедобного» сервиса и погрязнуть в постоянных доработках, которые отнимут ещё больше ресурсов.

Результаты опроса показывают, что самостоятельная работа финансовых отделов невозможна без автоматизации финансов. Только внедрение сервисов управленческого и финансового учёта позволяет справиться с ограниченными бизнес-ресурсами, упростить взаимодействие с IT-специалистами и избавиться от бессмысленной ручной работы.