Как московская клиника перестала тратить время на сбор отчётов и занялась аналитикой

В сложном бизнесе информация о показателях должна быть достоверной и оперативной. В противном случае велик шанс, что руководство компании примет импульсивные и неверные решения. Чтобы данные всегда были под рукой, лучше всего автоматизировать сбор данных для последующего анализа.

В этом материале рассказываем, как сервис «Финансист» помог московской клинике автоматизировать управленческую отчётность и сократить время на обработку данных.

Mental Health Center (МНС) — крупнейшая частная психотерапевтическая клиника в России, которая включена в международную программу обмена врачей. Компания основана в 2015 году.

Управленческую и финансовую отчётности в МНС начали собирать с момента основания компании. Вели её в Excel, однако довольно быстро появилось несколько запросов, которые таблицы не могли удовлетворить. Так, при сборе данных на достоверность информации сильно сказывался человеческий фактор.

При этом ручной сбор и обработка данных отнимали огромное количество времени. Когда приходило время подсчётов, ответственный сотрудник «выключался» из общих процессов, прекращал решать текущие задачи и занимался только отчётностью.

Вторая сложность скрывалась в структуре клиники. МНС состоит из профит-центра, который зарабатывает, и нескольких кост-центров, которые финансируются из одного источника. При использовании Excel распределять бюджет было сложно. Руководители «затратных» подразделений не могли знать наверняка, сколько у них осталось средств на конкретный период и не потратили ли они сверх нормы.

Третий запрос проявился в желании учредителей видеть актуальные для компании показатели: количество новых и повторных приёмов, динамику выручки и чистой прибыли. Однако ручной сбор данных требовал много времени. Чтобы получить управленческий отчёт за месяц, необходимо было дождаться «закрывающих» документов от бухгалтерии, потратить время на перевод информации в Excel и заново всё пересчитать.

После автоматизации сбора отчётности в МНС смогли отслеживать метрики в динамике.

И наоборот, при старой системе с таблицами приходилось долго ждать отчёт, сравнивать показатели с планом. И если что-то шло не так, руководство принимало импульсивные решения.

После внедрения «Финансиста» руководство клиники пересмотрело маркетинговую кампанию. Проблема крылась в неэффективных каналах и рекламных продуктах.

С помощью аналитики в сервисе маркетологам удалось донести до руководства необходимость изменений. У отдела появилась манёвренность в использовании бюджета, которую ни с кем не нужно согласовать. Например, если в этом месяце осталось большее количество денег, чем предполагалось, то на следующий — можно запланировать что-то масштабнее. И наоборот, если отдел потратил крупную сумму сейчас, в следующем периоде он будет экономить.

С внедрением «Финансиста» управленцы получили быстрый доступ к аналитике нужных им данных. Раньше во время совещаний приходилось поднимать таблицы и высчитывать отдельный показатель, чтобы посмотреть конкретную информацию. На это уходило много времени и сил.

Благодаря индивидуальным настройкам прав пользователей специалисты МНС могут видеть свои приборные панели с набором нужных только им метрик. Это позволяет следить за ситуацией в клинике в режиме реального времени с помощью удобных графиков и диаграмм.

В МНС отметили, что благодаря сервису управленческой отчётности «Финансист» информации для принятия решений становится больше. При этом все данные находятся на одной площадке.