Что делать, когда бизнес меняется: советы финансового директора

Изменения в бизнесе могут происходить по двум причинам: по инициативе компании или из-за внешних условий. Чтобы перестроить бизнес-процессы максимально эффективно, нужно поставить цель, составить план и грамотно подойти к контролю и управлению.

В этом материале вместе с финансовым директором Екатериной Гавриленковой рассказываем, с какими трудностями в процессе изменений может столкнуться компания и как с ними справиться.

Когда речь заходит об изменениях в бизнесе, в первую очередь нужно поставить цель. Инициатор процесса и каждый из участников должны понимать, для чего им выходить из зоны комфорта и менять привычную работу. Также потребуется план изменений — некоторые реперные точки, на которые можно опираться в процессе.

Следует регулярно отслеживать промежуточные результаты, чтобы не сбиться с намеченного пути. Это важно и для контроля, и для мотивации. Нужно отмечать даже небольшие достижения. Во-первых, так не будет казаться, что процесс ни к чему не ведёт. Во-вторых, получится вовремя заметить возможные проблемы.

Часто компания сталкивается с «откатами» — меняются требования к системе, выгорают ключевые сотрудники, обнаруживается нехватка опыта, не подходит новый сервис. Всё это может произойти на любом этапе внедрения. В таких случаях важно заметить проблему и подойти к решению точечно.

Особенно важно с самого начала выстроить коммуникацию. Ключевой ресурс — это люди. Перед внедрением нужно рассказать сотрудникам, зачем нужна конкретная система.

В процессе внедрения нужно постоянно объяснять персоналу, что происходит. Когда меняется порядок работы, кажется, что процессы становятся сложнее. Особенно заметно это в малом бизнесе: технологии меняются, а вместе с ними растут требования к первичной информации и к людям. Сотрудникам приходится больше работать, а это вызывает сопротивление. Часто из-за этого работникам кажется, что раньше было лучше, и они стремятся к прежним порядкам.

В малом бизнесе часто царит культура семьи. Внедрение изменений — это чаще всего про переход на новую систему правил. Инициатор изменений должен понимать, что сопротивление — это нормально. Важно объяснить, почему прежние процессы больше не работают. Не нужно ставить ультиматумов: или ты соглашаешься, или уходи.

В первую очередь следует работать с руководителями подразделений. Если не вовлечь их в процесс, они тоже начнут сопротивляться. Если же объяснить руководителям, почему нужны изменения, они помогут работать с линейным персоналом.

Есть две основные причины, почему сотрудники против автоматизации. Первая — страх потерять рабочее место, вторая — убеждение, что руководители «поиграют в новую игрушку, успокоятся, и всё вернется на круги своя».

Нужно понимать, что привыкшим к семейной атмосфере людям сложно перестраиваться. Но если из-за конкретного человека замедляется или останавливается процесс, приходит время прощаться.

Невозможно внедрить систему без трудностей. Придётся тестировать гипотезы, ошибаться и, возможно, начинать сначала. Чтобы минимизировать потери, нужно сопоставить ожидаемый эффект и трудозатраты. Если риски выше результата, пробовать не стоит. Но чаще всего главная ошибка — ничего не делать.

1. Нет цели

На каком-то этапе внедрения может исчезнуть понимание, зачем нужны изменения. Чтобы этот вопрос не возник или решился быстро, нужно продумать цель с самого начала. Инициатор всегда должен помнить, ради чего затеяли проект, и постоянно напоминать об этом коллегам. Идеально, когда люди заинтересованы сами и работают не только за деньги, но и за идею. Тогда старт изменений — как старт бизнеса.

2. Игнорирование внешней среды

Сейчас внешняя среда нестабильна. Из-за этого в процессе внедрения идея может стать неактуальной. Бывает так, что из-за внешних событий компании приходится откладывать изменения и переходить в режим выживания. Это не значит, что планировать улучшения не нужно вовсе. Просто нужно сохранять гибкость, чтобы справиться с внешними обстоятельствами.

3. Нет антирисковых мероприятий

Перед началом проекта нужно сопоставить необходимость, эффект от внедрения и ресурсоёмкость. Если изменения невынужденные, имеет смысл сначала протестировать гипотезы в минимальной степени.

К причинам вынужденных изменений относятся, например, новые требования законодательства. Такие проекты не про дополнительную выгоду, а про соответствие внешним условиям. Принимать их сложнее, потому что обычно бизнес к этому не готов. Как правило, в самом начале нет инструкций, технического обеспечения и проверенных программ.

В таком случае один из способов мотивации — обеспечить безопасность. Собственник должен понимать, что бизнесу нужно соответствовать закону, чтобы избежать проблем. Это и нужно объяснить руководителям и их подчинённым. Кроме того, почти всегда можно найти пользу изменений для бизнеса.