Как управлять компанией во время внедрения новых проектов

Внедрение новой информационной системы, запуск системы мотивации, перестройка бизнес-процессов — всё это изменения, которыми нужно управлять. В противном случае нововведения могут ухудшить состояние бизнеса.

Чтобы проект не превратился в бесконечную трясину, инициатор должен видеть результат работы и понимать цель действий. Кроме того, нужно активно вовлекать в процесс конечного пользователя, ради которого проект и создаётся. Однако даже при этих условиях могут возникнуть проблемы.

В этом материале рассказываем, как подойти к ведению проекта, как избежать частых ошибок и как быть с людьми, которые не хотят ничего менять.

Многие компании годами внедряют информационные системы, потому что забывают о целях и не фиксируют промежуточные результаты.

Перед внедрением важно понять, нужен ли компании новый сервис. Часто в погоне за модой бизнес внедряет лишние продукты. Поэтому следует определить, какую задачу должна решать новая система, а также составить список требований к ней.

Если проектом занимается внешний исполнитель, задача менеджера проекта — предоставить полную и точную информацию о бизнесе. Если этого не сделать, процесс внедрения затянется: внедренцу придётся постоянно уточнять детали и переделывать работу. В конечном счёте может оказаться, что заказчик ожидал получить совершенно другой результат, и работу придётся начинать сначала или серьёзно переделывать.

Сейчас на рынке множество исполнителей, которые готовы что-нибудь внедрить. Проблема в том, что не у всех есть требуемый опыт. Внедренцы могут хорошо разбираться в технической стороне вопроса, но совершенно не понимать, как работает бизнес. В таком случае настройки информационной системы могут не отвечать требованиям конкретной компании.

Важно убедиться, что исполнитель погружён в мир бизнеса. Ещё лучше, если у команды внедрения уже был опыт работы со смежной сферой.

Это один из главных рисков, с которыми может столкнуться компания. Разработчик системы может уйти с рынка и забрать продукт. Это чревато убытками из-за потраченных на внедрение средств и необходимостью срочно искать замену. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно предварительно анализировать положение компании на рынке.

Представители малого и среднего бизнеса редко прописывают стратегии риск-менеджмента перед внедрением проектов. Обычно основные риски держатся в голове. Однако лучше заранее подумать, что может пойти не так — это поможет определить пути решения для самых главных угроз. Защитить себя можно с помощью договора: нужно заранее прописать обязанности и сроки, а также санкции и материальную ответственность за неисполнение обязательств.

В самом начале нужно поставить цель, а также составить план действий, где будут указаны ответственные сотрудники и этапы работ. Тогда изменения в жизни бизнеса и компании пройдут мягко. План должен включать:

• перечень процессов;
  
• список участников проекта и ответственных лиц;
  
• сроки выполнения.
  

Благодаря такой дорожной карте будет легче управлять проектом. Даже если что-то пойдёт не по плану, пропущенные дедлайны будут сразу заметны. Это позволит определить, где и почему процесс остановился.

Кроме того, нужно определиться с ожиданиями. Если нет понимания, каким будет результат, то высок риск получить что-то ненужное.

Когда проектом занимается внешний исполнитель, часто в компании не назначают внутреннего координатора. Из-за этого непонятно, кто должен принимать решения и управлять рисками.

Менеджер проекта нужен ещё и для координации людей. В противном случае внешнему исполнителю придётся вникать в процессы чужого бизнеса и пытаться управлять сотрудниками, которые ему не подчиняются. Из-за этого снижается качество коммуникаций, а процессы занимают больше времени.

Перед началом проекта нужно объяснить сотрудникам, какие их ждут изменения. Это снизит уровень сопротивления и поможет справиться со страхами. Часто проекты проваливаются из-за линейного персонала: люди боятся, что их заменят, а иногда просто не хотят ничего менять. Можно мотивировать людей прибавкой к зарплате, а можно рассказать, что опыт работы с новой системой повысит их ценность на рынке труда.

Кроме того, во время внедрения важно выстраивать грамотные коммуникации, чтобы процессы не останавливались. Координировать сотрудников должен менеджер проекта. Команды должны понимать, когда можно приступать к своей части работы.