Как без ошибок посчитать операционные расходы и сократить их

Любой бизнес требует учёта не только доходов, но и расходов. Анализ направлений, где предприятие больше всего теряет, помогает собственнику контролировать денежные потоки и вовремя предотвращать кризисные ситуации. И наоборот, ошибки в учёте затрат могут стоить компании не только денег, но и репутации.

В этом материале команда «Финансиста» рассказала, что такое операционные расходы, как их считать и оптимизировать.

Существуют также неоперационные расходы — затраты, которые напрямую не связаны с основной деятельностью. Например, проценты по долгам, штрафы и пени, убытки от продажи активов. Такие расходы часто вызваны внешними факторами, на которые собственник почти не влияет.

Есть несколько причин, из-за которых следует внимательно считать операционные затраты.

• Оценка операционных расходов может подсказать, какие направления являются наиболее прибыльными, а какие — нет.
  
  
• Детализация затрат позволяет перераспределить ресурсы и найти моменты, на которых можно сэкономить.
  
  
• На основе исторических данных можно составить прогнозы и разработать план действий.
  
  
• Знание о составе и динамике операционных расходов позволяет принимать обоснованные управленческие решения.
  
  

Например, компания «Альфа» в ходе анализа операционных расходов обнаружила, что затраты на одну из дополнительных услуг слишком большие, а вклада в общую прибыль почти нет. В итоге от услуги решено было отказаться, что позволило увеличить общую рентабельность.

Примеры операционных расходов:

• зарплата сотрудникам, премии и социальные взносы;
  
• аренда офиса, производственных мощностей и оборудования;
  
• коммунальные платежи;
  
• расходы на рекламу, продвижение, исследование рынка и другие маркетинговые активности;
  
• затраты на логистику, складирование, доставку продукции;
  
• расходы на обслуживание оборудования и техники;
  
• плата за использование лицензий, патентов или другимх интеллектуальных прав;
  
• операционные налоги и обязательные платежи, которые не связаны с финансовой деятельностью;
  
• повышение квалификации сотрудников, тренинги и семинары.
  
  

Набор операционных расходов зависит от отрасли компании.

Часто собственники складывают абсолютно все затраты, вычитают из общих доходов выручку и смотрят, что осталось. Такой подход может показать, что дела в компании идут хорошо и прибыль есть. Однако в этом случае не очень понятно, на чём предприниматель может сэкономить. Чтобы корректно отделить операционные расходы от иных затрат, следует выполнить ряд этапов.

Шаг № 1. Для начала нужно определить, какая деятельность является основной для компании. Например, для производственного предприятия — изготовление товаров, для транспортной — перевозка грузов.

Шаг № 2. Необходимо собрать все расходы, которые напрямую связаны с основной деятельностью. Сюда входят зарплата, аренда, сырьё, коммунальные услуги и другие позиции. Чёткое представление об этом можно получить в отчёте о прибылях и убытках.

Шаг № 3. Из общего перечня нужно исключить переменные затраты на сырьё и неоперационные расходы, например, проценты по долгам, убытки от продажи активов или внепроизводственные штрафы. Также важно отсечь затраты на покупку долгосрочных активов — зданий, оборудование или транспорта. Ещё нужно вычесть финансовые и инвестиционные расходы, например, выплаты процентов по кредитам. В итоге останутся операционные затраты.

Шаг № 4. Следует провести ревизию собранных данных и убедиться, что все позиции затрат правильно классифицированы. Это может потребовать консультации с финансовым директором или бухгалтером.

Шаг № 5. После выделения операционных расходов нужно сравнить текущие показатели с метриками за прошлые периоды.

Регулярное сравнение показателей позволяет оперативно оптимизировать затраты и управлять ресурсами. Для лучшего контроля рекомендуется автоматизировать управленческую отчетность. Она даёт возможность точно и своевременно фиксировать все операционные расходы, а также существенно облегчает процесс анализа.

Операционные расходы составляют значительную часть затрат любой компании. Ошибки при подсчёте могут привести к искажению финансовой отчётности и принятию неверных управленческих решений. Разберём основные причины их возникновения и способы устранения.

Причины ошибок:

• неопытность сотрудников, которые заняты подсчётом финансовых показателей;
  
• сложность внутренних процессов в компаниях с многоуровневой структурой или множеством подразделений;
  
• ручной подсчёт, который увеличивает вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
  
• отсутствие чётких инструкций или стандартов, которые приводят к расхождениям при категоризации расходов.
  
  

Способы устранения:

• регулярные тренинги и семинары для поддержки профессионального уровня персонала;
  
• современные программы бухгалтерии и автоматизация управленческой отчётности для уменьшения количества ошибок и быстрого доступа к аналитике;
  
• ясные и понятные инструкции по категоризации и учёту операционных расходов;
  
• внутренний или внешний аудит для устранения ошибок в учёте и получения рекомендаций по улучшению системы;
  
• система регулярной отчётности для корректировки ошибок и стратегического планирования.
  
  

Оптимизация операционных затрат предполагает сокращение издержек без ущерба для бизнеса. Рассмотрим основные методы.

• Создание единых стандартов помогает уменьшить издержки, которые связаны с разнообразием рабочих процессов. Например, единая форма документов уменьшает время на их обработку и сокращает затраты на печать.
  
  
• Регулярный пересмотр договоров с поставщиками и арендаторами позволяет добиться низких цен и более выгодных условий.
  
  
• Автоматизация и цифровизация сокращает количество ошибок и даёт возможность избавиться от большого штата бухгалтеров.
  
  
• Регулярный мониторинг и анализ расходов позволяют быстро найти ошибки и ликвидировать чересчур затратные статьи.
  
  
• Передача на аутсорсинг некоторых функций снижает затраты на выполнение такой же работы внутри компании.
  
  

Эффективность методов зависит от конкретной ситуации в компании. Однако даже если собственник не хочет избавляться от убыточного направления, важно понимать, что происходит с расходами и следить за ситуацией.