Top.Mail.Ru
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Как без ошибок посчитать операционные расходы и сократить их

31.08.2023
Григорий Усанов
Главный редактор «Финансиста»
Иван Шестак
Редактор блога «Финансиста»
Любой бизнес требует учёта не только доходов, но и расходов. Анализ направлений, где предприятие больше всего теряет, помогает собственнику контролировать денежные потоки и вовремя предотвращать кризисные ситуации. И наоборот, ошибки в учёте затрат могут стоить компании не только денег, но и репутации.

В этом материале команда «Финансиста» рассказала, что такое операционные расходы, как их считать и оптимизировать.
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Будем присылать самое интересное раз в 2 недели
Читайте статьи первыми
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Зачем вести учёт операционных расходов

Операционные расходы — затраты, которые предприятие понесло в процессе основной деятельности. Такие расходы напрямую связаны с созданием продукции или предоставлением услуг. Показатель считают за конкретный период — месяц, квартал или год.

Существуют также неоперационные расходы — затраты, которые напрямую не связаны с основной деятельностью. Например, проценты по долгам, штрафы и пени, убытки от продажи активов. Такие расходы часто вызваны внешними факторами, на которые собственник почти не влияет.

Есть несколько причин, из-за которых следует внимательно считать операционные затраты.

  • Оценка операционных расходов может подсказать, какие направления являются наиболее прибыльными, а какие — нет.

  • Детализация затрат позволяет перераспределить ресурсы и найти моменты, на которых можно сэкономить.

  • На основе исторических данных можно составить прогнозы и разработать план действий.

  • Знание о составе и динамике операционных расходов позволяет принимать обоснованные управленческие решения.

Например, компания «Альфа» в ходе анализа операционных расходов обнаружила, что затраты на одну из дополнительных услуг слишком большие, а вклада в общую прибыль почти нет. В итоге от услуги решено было отказаться, что позволило увеличить общую рентабельность.

Примеры операционных расходов:

  • зарплата сотрудникам, премии и социальные взносы;
  • аренда офиса, производственных мощностей и оборудования;
  • коммунальные платежи;
  • расходы на рекламу, продвижение, исследование рынка и другие маркетинговые активности;
  • затраты на логистику, складирование, доставку продукции;
  • расходы на обслуживание оборудования и техники;
  • плата за использование лицензий, патентов или другимх интеллектуальных прав;
  • операционные налоги и обязательные платежи, которые не связаны с финансовой деятельностью;
  • повышение квалификации сотрудников, тренинги и семинары.

Набор операционных расходов зависит от отрасли компании.
Затраты на сырьё и материалы, из которых изготавливают продукцию, не включают в операционные расходы, они относятся к переменным затратам. Также в операционных расходах не учитываются проценты по кредитам, амортизация и капитальные вложения — покупка зданий, оборудования, машин, транспорта, станков и прочего.

Как выделить операционные расходы

Часто собственники складывают абсолютно все затраты, вычитают из общих доходов выручку и смотрят, что осталось. Такой подход может показать, что дела в компании идут хорошо и прибыль есть. Однако в этом случае не очень понятно, на чём предприниматель может сэкономить. Чтобы корректно отделить операционные расходы от иных затрат, следует выполнить ряд этапов.

Шаг № 1. Для начала нужно определить, какая деятельность является основной для компании. Например, для производственного предприятия — изготовление товаров, для транспортной — перевозка грузов.

Шаг № 2. Необходимо собрать все расходы, которые напрямую связаны с основной деятельностью. Сюда входят зарплата, аренда, сырьё, коммунальные услуги и другие позиции. Чёткое представление об этом можно получить в отчёте о прибылях и убытках.

Шаг № 3. Из общего перечня нужно исключить переменные затраты на сырьё и неоперационные расходы, например, проценты по долгам, убытки от продажи активов или внепроизводственные штрафы. Также важно отсечь затраты на покупку долгосрочных активов — зданий, оборудование или транспорта. Ещё нужно вычесть финансовые и инвестиционные расходы, например, выплаты процентов по кредитам. В итоге останутся операционные затраты.

Шаг № 4. Следует провести ревизию собранных данных и убедиться, что все позиции затрат правильно классифицированы. Это может потребовать консультации с финансовым директором или бухгалтером.

Шаг № 5. После выделения операционных расходов нужно сравнить текущие показатели с метриками за прошлые периоды.

Регулярное сравнение показателей позволяет оперативно оптимизировать затраты и управлять ресурсами. Для лучшего контроля рекомендуется автоматизировать управленческую отчетность. Она даёт возможность точно и своевременно фиксировать все операционные расходы, а также существенно облегчает процесс анализа.

Причины ошибок и способы их избежать

Операционные расходы составляют значительную часть затрат любой компании. Ошибки при подсчёте могут привести к искажению финансовой отчётности и принятию неверных управленческих решений. Разберём основные причины их возникновения и способы устранения.

Причины ошибок:

  • неопытность сотрудников, которые заняты подсчётом финансовых показателей;
  • сложность внутренних процессов в компаниях с многоуровневой структурой или множеством подразделений;
  • ручной подсчёт, который увеличивает вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
  • отсутствие чётких инструкций или стандартов, которые приводят к расхождениям при категоризации расходов.

Способы устранения:

  • регулярные тренинги и семинары для поддержки профессионального уровня персонала;
  • современные программы бухгалтерии и автоматизация управленческой отчётности для уменьшения количества ошибок и быстрого доступа к аналитике;
  • ясные и понятные инструкции по категоризации и учёту операционных расходов;
  • внутренний или внешний аудит для устранения ошибок в учёте и получения рекомендаций по улучшению системы;
  • система регулярной отчётности для корректировки ошибок и стратегического планирования.

Рекомендации по учёту операционных расходов

Оптимизация операционных затрат предполагает сокращение издержек без ущерба для бизнеса. Рассмотрим основные методы.

  • Создание единых стандартов помогает уменьшить издержки, которые связаны с разнообразием рабочих процессов. Например, единая форма документов уменьшает время на их обработку и сокращает затраты на печать.

  • Регулярный пересмотр договоров с поставщиками и арендаторами позволяет добиться низких цен и более выгодных условий.

  • Автоматизация и цифровизация сокращает количество ошибок и даёт возможность избавиться от большого штата бухгалтеров.

  • Регулярный мониторинг и анализ расходов позволяют быстро найти ошибки и ликвидировать чересчур затратные статьи.

  • Передача на аутсорсинг некоторых функций снижает затраты на выполнение такой же работы внутри компании.

Эффективность методов зависит от конкретной ситуации в компании. Однако даже если собственник не хочет избавляться от убыточного направления, важно понимать, что происходит с расходами и следить за ситуацией.
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите эффективно контролировать бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
KPI наиболее результативно →
Что ещё почитать?
25.01.2024
27.12.2023
26.12.2023