Как правильно вести финансовый учёт и зачем это нужно?

Неверный подход к ведению финансов компании может привести к ошибочным управленческим решениям и, как следствие, к закрытию бизнеса.

Екатерина Яхонтова, финансовый директор для малого бизнеса, поделилась с «‎Финансистом» кейсом своих клиентов и сформулировала 9 шагов по ведению финансового учёта, которые помогут малому и среднему бизнесу успешно развиваться.

Не помню ни одной компании, у которой было бы всё хорошо с управленческим учётом. Предприниматели — как новички, так и «бывалые» — совершают одни и те же ошибки. Не придают значения важности управленческого учёта — есть же бухгалтерский! Вот только не понимают, почему бухгалтер показывает прибыль, а по ощущениям — убытки.

На эти же «грабли» встали и мои клиенты. В конце апреля ко мне обратилась компания по продаже мебели за помощью по настройке учёта.

Николай пришёл в компанию в качестве управляющего, где собственником компании был Тимур. Основная задача перед Николаем стояла увеличить продажи, вывести бизнес на 10 млн рублей чистой прибыли за год.

Первое, что заметил Николай, что собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет. Оплачиваются с расчётного счёта и расходы по бизнесу, и расходы на рестораны, покупки в магазинах. В компании часто не хватает денег на закупку товара для продажи по уже оплаченным заказам.

Взяли кредит, скоро же в компании увеличится объём продаж — и всё будет хорошо.

Но это «хорошо» никак не наступает. Объём продаж не получается увеличить, т. к. клиенты уходят к конкурентам, не дождавшись товара, и просят вернуть переплаченные деньги.

Ух… страшно. К сожалению, с такой ситуацией сталкивается каждый предприниматель.

Что же делать, чтобы не допускать таких ошибок? Начать вести финансовый учёт бизнеса.

Управленческий учёт — это «скелет» бизнеса, без него не будут двигаться ручки и ножки. А если серьёзно — это ряд отчётов, на основании которых можно увидеть прибыльность компании, в чём заморожены деньги и как всем этим управлять.

Первый месяц просто записывайте доходы и расходы в таблицу, в дальнейшем начинайте конкретизировать категории расходов, группировать их и анализировать. Вы можете это сделать благодаря шаблону ДДС, который мы подготовили. Получить шаблон можно по кнопке ниже.

Например, учёт денег можно автоматизировать в сервисе «Финансист», где выписка банка будет подгружаться автоматически, а расходы — разноситься по вашим статьям и правилам.

Нельзя вести финансовый учёт от случая к случаю, нужна регулярность. Все расходы нужно обязательно записывать, даже незначительные, ведь за месяц их сумма может оказаться приличной.

Предоплата — ещё не выручка, это только долг покупателю до момента подписания акта выполненных работ или передачи товара. Клиент в любой момент может попросить вернуть деньги, а вы их уже потратили. Вот и кассовый разрыв.

Причём категории не должны быть слишком мелкими, узкими. Например, «кофе для сотрудников» лучше включить в более общую категорию «расходы на содержание офиса». Так вы сможете анализировать изменения в расходах, их резкие скачки. При этом единых правил классификации и группировки расходов нет, в каждом бизнесе они свои.

Любому бизнесу нужно постоянно оплачивать поставщикам товар, подрядчикам — услуги, рекламные расходы, аренду и многое другое. Внесите в платёжный календарь все будущие платежи с указанием даты переплаты. В один день может совпасть несколько крупных платежей, а платежный календарь способен заранее это показать.

Финансовые отчёты нужны регулярно и всегда в актуальном виде. Чтобы точно всё успевать, назначьте ответственного за заполнение отчётов. Предоставляйте ему первичную информацию (выписки банка, расходы за наличный расчёт, плановые платежи)

Динамика и анализ помогают руководителю правильно принимать решения, корректировать планы и деятельность сотрудников. Анализ отчётности поможет увидеть слабые и сильные стороны компании.

Чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, а вы про них не забывали — ведите учёт дебиторской задолженности с указанием сроков оплат. Звоните клиентам с напоминанием об оплате за несколько дней до даты платежа и в случае просрочки оплаты.