Как рекламное агентство победило Google Таблицы и выстроило управленческую отчётность

Out Digital — московское рекламное digital-агентство, которое входит в топ-29 агентств России по версии АКАР 2021. Команда придумывает и реализовывает спецпроекты, работает с инфлюенсерами, снимает и рисует видеоролики, ведёт SMM-проекты, разрабатывает креативные стратегии. За успешные TikTok-кейсы со Сбером и сетью розничных магазинов «Магнит» агентство получило золотые медали премии Tagline Awards, а за реалити-шоу со стажировками в Сбере и Live-трансляцию с Филиппом Киркоровым — 2 премии Effie.

Долгое время у Out Digital не было системы финансового управленческого учёта. Вместо этого у каждого менеджера была своя проектная таблица по клиентам на отдельных листах в Google Таблице. Это сильно осложняло работу с учётом того, что у компании 10 клиентских менеджеров.

Таблицы и страницы в них множились — сводить их в отчёты становилось всё сложнее и дольше. В таком режиме агентство продержалось 4 года. Но в какой-то момент подготовка отчётов стала практически невозможной, и команда захотела всё автоматизировать.

В поисках решения в Out Digital отправились на рынок программ, которые занимаются управленческим и финансовым учётом. Компания рассматривала пять вариантов из отечественного сегмента, из которых после сравнения осталось два.

В итоге выбор пал на «Финансист» — финмодель конкурента не подошла к бизнес-модели Out Digital. Агентство пришло к нам с запросом свести данные в одном месте и наладить управленческую отчётность: отчёт о прибылях и убытках и ДДС.

Мы бы могли написать про моментальное внедрение и безупречную работу, но этот кейс о другом. «Финансист» и Out Digital начали сотрудничество в конце 2021 года, но процесс внедрения по-прежнему идёт.

Первый шаблон, который мы собрали, не подошёл Out Digital. Методом проб и ошибок пришли к новой сборке, которую успешно внедрили летом.

Процесс внедрения мог продвигаться быстрее, однако не получилось быстро найти человека, который понимал бы специфику бизнеса и занимался управленческим учётом.

Найти финансиста с агентским опытом оказалось сложно — на это у агентства ушло полгода. В итоге всё сошлось удачно — нужный человек появился одновременно с запуском нового шаблона.

Когда мы готовили этот кейс, наши партнёры из Out Digital сказали, что получилась история о том, что не нужно всё откладывать на последний момент.

Но нам кажется, что этот кейс немного о другом. Это история тесного взаимодействия и развития, а также пример того, что хорошо — не обязательно быстро.

«Финансист» и Out Digital по-прежнему плотно сотрудничают и расширяют функциональность управленческой отчётности.