Платёжный календарь: всё, что вы хотели знать, но боялись спросить

Когда речь заходит об управлении финансами, почти всегда сразу вспоминают о платёжном календаре. Казалось бы, спланируй платежи, контролируй деньги, вовремя вноси коррективы, и всё будет хорошо. Однако даже в этом вопросе предостаточно нюансов.

Как построить платёжный календарь и чем он отличается от бюджета движения денежных средств, узнали у специалиста по финансам Андрея Букина.

Не стоит путать бюджет движения денежных средств и платёжный календарь: они не тождественны друг другу. В компании могут ограничиться одним из этих инструментов, но для полноценного контроля за финансовым состоянием компании потребуются оба.

Как правило, БДДС содержит укрупнённые данные и составляется на длительный период, например на год. А платёжный календарь, напротив, представляет собой максимально конкретный перечень платежей с указанием контрагентов, договоров, сумм и сроков. Составляется он обычно на срок не больше месяца. Пример платёжного календаря представлен ниже.

Можно сказать, что платёжный календарь — это БДДС, который детализирован до конкретной ситуации сегодняшнего дня.

Разные подходы к их формированию связаны с целями, для которых они создаются.

Чтобы внедрить полноценную систему планирования, надо провести большую работу, связанную с методологией учёта: разработать формы отчётов, внедрить необходимые процедуры и так далее. Начать использовать платёжный календарь гораздо проще.

Алгоритм формирования платëжного календаря можно представить в 4 шагах.

1. Соберите все счета и «расходные» договоры, не забудьте про авансы и зарплату.
2. Составьте список платежей, которые необходимо произвести в ближайшие 10−15 дней.
3. Проранжируйте список по сроку и важности.
4. По мере изменений обновляйте список: вычеркивайте оплаченные счета и добавляйте новые.

Проводя такую работу ежедневно, уже через месяц вы будете чётко представлять суммы и сроки регулярных расходов, а появление «из ниоткуда» новых счетов и обязательств не станет для вас неприятным сюрпризом.

Счета, договоры и другие документы сами по себе ни в какой список не попадут. Даже такой упрощённый алгоритм создания платёжного календаря потребует некоторых «формальностей».

Все договоры и счета должны проходить через одного сотрудника, который будет отвечать за составление и ведение платёжного календаря. Он также должен будет иметь доступ к банковской выписке. При этом согласовывать счета и разрешать оплату должен другой сотрудник, чтобы работал «принцип разделения».

Таким образом, мы получаем некий регламент платежей, который изначально закрепляется в устных договорённостях. Спустя некоторое время, пройдя 2−3 цикла и выявив особенности именно ваших бизнес-процессов, можно будет оформить такой документ письменно.

Сейчас на рынке есть множество решений, которые содержат платёжный календарь.

Например, вы можете воспользоваться сервисом для автоматизации управленческой отчётности «Финансист». Платёжный календарь будет формироваться автоматически на основе данных из 1С и ваших банковских счетов.

Выбор конкретного ПО зависит от множества факторов, которые невозможно рассмотреть в рамках небольшой статьи. Единственное, что хочется отметить: никакая автоматизация не заменит налаженные бизнес-процессы и не исключит полностью, хоть и максимально снизит, человеческий фактор.

Минимальную автоматизацию можно реализовать и в электронных таблицах.

Может сложиться впечатление, что платёжный календарь — это только про расходы, а доходы остаются вне него. Здесь есть два важных момента. С одной стороны, бюджет движения денежных средств содержит прогноз по доходам, а платёжный календарь составляется на основе БДДС. С другой — при ежедневном распределении платежей мы в первую очередь смотрим на фактические остатки денежных средств на начало дня, а не на плановые значения

Поэтому о поступлениях забывать нельзя, но ориентироваться надо больше на факт, чем на прогноз.

Платёжный календарь всегда связан с бизнес-процессами, системой бюджетирования и автоматизацией. Если в компании качественно формируются бюджеты, есть регламент согласования договоров и платежей и соответствующее программное обеспечение, платёжный календарь может служить источником дополнительных поступлений.

Так, у некоторых компаний есть «платёжные дни», согласно которым оплаты контрагентам происходят 1−2 раза в неделю. Это помогает не только более чётко планировать денежные потоки, но и аккумулировать значительные денежные средства и размещать их на коротких депозитах в период между «платёжными днями». За счёт этого компания получает дополнительный доход. Такое возможно только при качественном ведении платёжного календаря.

1. Платёжный календарь ≠ БДДС. Более того, в определённых случаях они могут существовать друг без друга.

2. При внедрении платёжного календаря на самом первом этапе можно и зачастую нужно начинать с простого перечня платежей, неоплаченных счетов и обязательств. Главное — ежедневная рутинная работа с этим списком.

3. Не пытайтесь сразу составить письменные инструкции и регламенты по работе с договорами, счетами и платежами. Но установить чёткие правила необходимо с самого начала.

4. Даже простой Excel поможет не потерять данные и подготовиться к «серьезной» автоматизации. Не пренебрегайте этим.

5. При ежедневной работе с платежами в первую очередь смотреть нужно на уже имеющиеся денежные средства. Будущие поступления оцениваем с пессимистичной точки зрения.