Top.Mail.Ru
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

7 причин, почему бизнес постоянно теряет деньги (и куча способов, как всё исправить)

Бизнес в России в 2022 году закрывался чаще, чем открывался. Рынок за год покинули почти 280 тысяч организаций. Многих из них погубили финансовые ошибки. Однако фатального исхода можно было бы избежать.

Финансовый директор для малого бизнеса Екатерина Яхонтова рассказала о семи типичных ошибках, из-за которых бизнес теряет деньги, а также о способах, как их устранить и больше никогда не допускать.
05.04.2023
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Будем присылать самое интересное раз в 2 недели
Читайте статьи первыми
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Главный редактор «Финансиста»
Григорий Усанов
Иван Шестак
Редактор блога «Финансиста»
Финансовый директор для малого бизнеса

Ошибка № 1. Нерентабельное проекты

Обычно у бизнеса есть несколько клиентов, проектов и направлений работы. Одни приносят меньше денег, другие требуют больше времени, к третьим приходится привлекать подрядчиков.

Зачастую деньги за разные проекты приходят одним платежом, и часто бывает сложно понять, на чём именно и сколько компания заработала. Если направлений больше 20, легко не заметить, что одно из них вовсе не приносит деньги, а только вгоняет в долги.
  • Что делать?
    • Учитывать доходы по каждому клиенту, направлению или проекту.
    • Считать расходы на каждое конкретное направление или клиента.
    • Учитывать время на проект и отслеживать, как много сил он требует.
    • Вести учёт каждой конкретной сделки.
    • Заранее рассчитывать ресурсы на новое направление, чтобы избежать нерентабельных проектов.

Ошибка № 2. Большие отсрочки для клиентов

Часто договоры составляются так, чтобы клиент имел право заплатить за работу с большой отсрочкой по времени. В итоге получается, что компания выполняет услугу, платит подрядчикам и своим сотрудникам, а сама денег не видит.

Иногда клиент случайно или с умыслом вообще не платит, хотя имеет на руках подписанный контракт. В это время компания продолжает отгружать ему товары и выставлять счета. Собственники и их менеджеры могут пропускать такие моменты из-за большого количество платежей.
  • Что делать?
    • Вести строгий учёт всей дебиторской задолженности. После выставления счёта записывать, кто и сколько должен, когда крайний срок оплаты. Необходимо несколько раз напоминать контрагенту о сроках оплаты, а не за один день.

    • Назначить ответственного сотрудника, который станет следить за дебиторской задолженностью, и установить ему KPI. Например, не выплачивать менеджеру процент за продажи, пока он не добьётся оплаты.

    • Учёт каждой конкретной сделки поможет отслеживать долги по проектам, направлениям и клиентам.

    • Организовать платёжный календарь и заносить туда все отсрочки. Настройка уведомлений поможет предупредить, когда из-за отсрочки у компании случится кассовый разрыв.

Ошибка № 3. Склад забит неликвидным товаром

В компаниях с большим оборотом склад может заполняться неликвидным товаром. Это приводит к ситуации, когда товаров и продаж много, а следить за остатками на складе некогда.
  • Что делать?
    • Провести инвентаризацию остатков и выяснить, какой товар и как давно лежит на складе.

    • Пересмотреть план закупок, чтобы наполнить склад только тем товаром, который действительно необходим.

    • Составить балансовый отчет, в котором указано: сколько у вас денег на счетах, сколько дебиторской и кредиторской задолженности, сколько товара на складах, какие есть другие активы.

    • Учитывать деньги от закупки товара в активах, а не в расходах. Так собственник или финдиректор сможет знать, сколько денег «лежит» на складе и сколько компания может на этом заработать.

    • Устроить рекламную акцию или распродажу с залежавшимся товаром. Это позволит высвободить застоявшиеся деньги.

Ошибка № 4. Собственник вытаскивает из бизнеса денег больше, чем положено

Существует две распространённые ситуации.

  • Собственник знает, сколько компания приносит чистой прибыли, и выводит всё в качестве дивидендов.
  • Собственник не знает размер чистой прибыли, и выводит дивиденды интуитивно.

В обоих случаях — не остаётся денег на развитие компании и подушку безопасности. Ещё хуже, когда из-за таких действий не хватает средств на зарплаты. Если дивиденды ещё не потрачены, их можно вложить обратно в бизнес. Если потрачены — приходится прибегать к кредитам, займам у родственников, продаже того, что купили на дивиденды.
  • Что делать?
    • Осознавать, что деньги бизнеса — это не личные средства владельцев и учредителей. Необходимо откладывать часть на подушку безопасности, выделять бюджет на развитие бизнеса, учитывать будущие траты. И только то, что останется выводить и тратить на личные нужды.

    • Планировать доходы и расходы минимум на квартал и выводить дивиденды только с учётом этих планов.

    • Назначить собственнику конкретную зарплату, заложить эту сумму в расходы.

Ошибка № 5. Дорогой офис и ненужные сервисы

Чем больше бизнес, тем больше расходов: на аренду, зарплаты, лицензионные программы, канцелярию, кофе, воду в офисе и многое другое. Всё это складывается в общую сумму расходов. Если не следить за этими статьями отдельно, легко не заметить, что деньги уходят, например, на софт, которым компания почти не пользуется.
  • Что делать?
    • Разнести все расходы по категориям, вплоть до покупки канцелярии, подписок на сервисы и банковских комиссий.

    • Необходимо оценить все расходы. Возможно, сотрудники не используют купленные сервисы или можно найти бесплатную замену платному софту. Какую-то работу можно отдать на аутсорсинг.

Ошибка № 6. Слишком высокие зарплаты

В некоторых компаниях зарплаты менеджеров по продажам зависят от суммы сделки, которую они заключили. Чем дороже проект, тем больше у менеджера зарплата. Однако может случиться так, что проект дорогой, но неприбыльный.

Если таких неприбыльных проектов много, зарплата менеджера будет расти, а прибыль компании — нет. В этом случае предприятие теряет деньги на премиях и бонусах.
  • Что делать?
    • Пересмотреть систему оплаты труда и привязать зарплаты сотрудников к прибыли. Можно перейти на фиксированную ставку.

    • Если в компании выплачиваются бонусы, нужно следить за балансом их распределения.

Ошибка № 7. Активы работают не в полную силу

В некоторых торговых компаниях среди активов есть автопарк, чтобы развозить заказы и забирать товар от поставщиков. Вместе с тем дополнительно привлекается наёмный транспорт. Собственные машины простаивают, хотя не находятся в ремонте. По выходным собственный автопарк вообще не работает. В итоге растут расходы, а прибыль падает.
  • Что делать?
    • Определить, какие активы простаивают и постараться загрузить их на 100%. Например, для собственного автопарка ввести нормы загрузки.

    • Определить условия и правила, когда привлекается сторонний актив, например, наёмный транспорт.

    • Прописать порядок загрузки и разгрузки машин на своём складе, чтобы не было простоев.

    • Следить за выполнением правил.

Подытожим

Чтобы увидеть все «протечки» денег из бизнеса, нужно внимательно считать все статьи доходов и расходов: сколько денег ушло, сколько пришло, сколько лежит на счету, сколько «зарыто» в дебиторской задолженности и товарах.

Внимательно считать деньги помогает управленческий учет. С его помощью можно разобраться, какие цифры для бизнеса нормальны, а при каких показателях компания идёт ко дну, и пора срочно что-то менять.
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите узнать, сколько денег теряет ваш бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
бюджет компании до копейки →
Что ещё почитать?
Error get alias