Как финансисту оптимизировать время? Лайфхаки действующих специалистов

6 финансовых экспертов от фрилансеров до финдиров и владельцев компаний поделились своими лайфхаками. Сохраняйте те, что раньше не знали, и применяйте в работе! Каждый опыт индивидуален, и только вам решать, что из этого поможет оптимизировать вашу работу.

Помогают экономить время чёткое планирование, делегирование и автоматизация процесса. Как бы просто и банально это ни звучало, всё равно возникают проблемы с нехваткой времени.

Самая важная мысль в последние несколько лет — сейчас не время собирать отчёты! Финансист, который большую часть времени собирает отчёты, — неэффективный сотрудник. Отчёты не самоцель, а инструмент, чтобы принимать решения. А анализировать, планировать, просчитывать гипотезы — то, чем может помогать финансист в бизнесе.

Вот мои инсайты и лайфхаки из практики:

1. Понять и осознать, что создание отчётов — только часть процессов, и график строить исходя из этого. В приоритет ставить те задачи, которые дают эффект бизнесу и помогают решать вопросы. Тут как инструмент пригодится матрица Эйзенхауэра.

2. Применять «метод помидора», планируя день. 25 минут — работа, 5 минут — отдых.

3. Обучать сотрудников. Это приносит плоды, так как в дальнейшем часть работы они берут на себя.

4. Уметь отдыхать. Выделять в течение дня время на отдых с семьёй и друзьями. Я считаю, что эффективный труд возможен тогда, когда человек — активный, отдохнувший и счастливый. То, что сотрудник перерабатывает, — зачастую это неграмотно спланированная деятельность, которая приводит к усталости и выгоранию.

5. Автоматизировать всю рутинную работу. Когда мы находим такие блоки, которые повторяются из раза в раз, то сразу составляем ТЗ программистам на автоматизацию.

Ключевое — это планировать рабочее время и приоритизировать задачи. На смену ежедневникам на столе пришли электронные сервисы-помощники. Для планирования встреч, постановки задач можно использовать различные сервисы: Google-календарь, Bitrix 24. Чтобы оптимизировать документооборот внутри компании и упростить согласование документов, используют СЭД (система электронного документооборота).

Рутинные процессы занимают много времени. Я действую по плану:

1. Расставляю приоритеты и сроки по задачам.
   
   
2. Провожу координацию с командой по задачам.
   
   
3. Использую программные решения.
   

Мы оптимизировали многие процессы по сбору управленческой отчётности в сервисе «Финансист»: создали правила распределения затрат и отнесли их на конкретный проект на основании данных из 1C. Это значительно сократило время по сбору управленческих отчётов. Нет ручного сбора — меньше ошибок. Больше времени появляется на финансовый анализ, разработку стратегии дальнейших действий и принятия решений.

Также хорошее решение, чтобы оптимизировать сбор управленческих отчётов, — Power BI. На основании данных из разных источников можно получить интерактивные готовые отчёты.

Самый верный способ управления временем — то, что называют скучным словом «планирование», но сейчас есть множество инструментов, которые превращают планирование в игру. Мои личные лайфхаки — это три инструмента: метод «Фотография рабочего дня», матрица Эйзенхауэра и SMART.

Принцип такой: записывать все дела, которые планируешь выполнить. Выполнив, проставляешь время начала и конца. По итогу периода можно проанализировать ценность задач. Цель метода — найти потери и резервы времени, оценить эффективность задач и что-то изменить.

Инструмент, чтобы расставить приоритеты. Помогает определить, что важно, а что срочно, или что не срочно, но важно. Матрица снижает волнение из-за мыслей «а правильный ли у меня порядок дел» и избежать «аналитического паралича».

Помогает сформулировать реалистичную и измеримую цель, определить сроки и ресурсы. То, что даёт мне возможность выполнять задачи, разбитые в матрице Эйзенхауэра в конкретный срок с заданным результатом.

Самое важное в вопросе управления временем — подняться над ситуацией. Если финансист не видит проблемы с таймингом, то и оптимизировать нечего.

Существуют универсальные общеизвестные рецепты:

• «разбивать» большие задачи на маленькие,
  
  
• делить задачи на срочные/несрочные, важные/неважные, лёгкие/сложные,
  
  
• правильно организовывать рабочее место,
  
  
• выделять время на отдых,
  
  
• чередовать монотонную работу и творческую.

И так далее. На практике придерживаюсь старого доброго ежедневника с перфорированными уголками. В течение недели записываю планы с нумерацией в левом столбце. Если задача решена, зачеркиваю цифру — не люблю много зачёркнутого текста. Если задача в процессе — обвожу цифру в кружочек. Каждое утро перечитываю список и составляю план на день. В пятницу после обеда переписываю невыполненные дела на понедельник.

Если на странице уже нет нужных записей, отрываю её уголок — знак, что к этим листам можно не возвращаться. Таким образом список важных дел постоянно обновляется, всегда перед глазами, и ничего не забывается.

Когда я только начал работать финансовым директором, понял, что основную часть работы я собираю и обрабатываю данные. Поэтому я начал оптимизировать свою работу. Вот 5 шагов к этому:

1. Подготовить техническую базу для сбора данных. Начал подключать в компании различные сервисы учёта, такие как Adesk, «Финолог», «Финансист» и прочие.
   
   
2. Автоматизировать отчётность. Как минимум отчёт о движении денежных средств должен собираться автоматически с помощью интеграций с банками, быстрого ввода налички через чат-бот и автозаполнения по ключевым словам. Например, если в назначении стоит аренда, то статья «аренда» должна подставляться автоматически.
   
   
3. Регламентировать встречи с собственником бизнеса. Полностью заменил любые брифы на интервью. В итоге не нужно ждать неделю, пока подготовят цифры — за 30 минут разговора выясняется 80% информации. Все рабочие встречи чётко проходят в конкретные дни и часы. Собственник бизнеса не должен постоянно дёргать. Но он и не будет это делать, если все цифры собраны и есть регулярность в отчётах.
   
   
4. Если всё-таки приходится работать с Google-таблицами, нужно вручную выгружать данные из учётных систем, и это тоже время. Мы заказали у разработчиков интеграции нескольких учётных систем с Google-таблицами по API. Теперь все данные в таблицах появляются по нажатию одной кнопки либо по расписанию.
   
   
5. Исправить ошибки. Сколько времени уходит на поиск неправильно введённых операций! Помогает интеграция сервиса учёта с банками либо регулярность внесения выписок из банка. По наличке мы ввели простое правило — кто совершает платёж, тот и вносит его сразу же. Для этого мы используем чат-бот, который разработали.

Чем меньше финансист работает, тем больше пользы для компании. Потому что когда сбор и анализ данных автоматизированы, можно заниматься самым важным и интересным — поиском способов увеличения прибыли и улучшением бизнес-модели. Успехов в вашей работе!