Top.Mail.Ru
AI помощник XinData
Мобильное приложение
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда
Бесплатно внедрим управленческую отчётность за 14 дней
Оставьте заявку в течение 10 минут и бесплатно получите онлайн-шаблон финмодели для вашей ниши
Осталось 7 мест в этом месяце
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Как финансисту оптимизировать время? Лайфхаки действующих специалистов

«Мне ни на что не хватает времени», «отчёты забирают весь рабочий день», «долго сижу за рутиной», «не знаю, как сократить время» — то, с чем чаще всего приходят за помощью финансовые директора в компанию «Финансист». По статистике, каждое третье обращение сопровождается этими словами. Автоматизация может решить эти проблемы, но этого мало. Мы поговорили с 6 специалистами финансовой сферы и собрали в статью методы и лайфхаки, которые помогают им оптимизировать время.
13.07.2022
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Как финансисту всё успевать? Советы от 6 экспертов

6 финансовых экспертов от фрилансеров до финдиров и владельцев компаний поделились своими лайфхаками. Сохраняйте те, что раньше не знали, и применяйте в работе! Каждый опыт индивидуален, и только вам решать, что из этого поможет оптимизировать вашу работу.

«Финансист, который большую часть времени собирает отчёты, — неэффективный сотрудник»

Екатерина Гавриленкова
Финансовый директор в компании «Пролетарий-Север», эксперт по бухгалтерскому и налоговому учёту системы «Главбух»
Помогают экономить время чёткое планирование, делегирование и автоматизация процесса. Как бы просто и банально это ни звучало, всё равно возникают проблемы с нехваткой времени.

Самая важная мысль в последние несколько лет — сейчас не время собирать отчёты! Финансист, который большую часть времени собирает отчёты, — неэффективный сотрудник. Отчёты не самоцель, а инструмент, чтобы принимать решения. А анализировать, планировать, просчитывать гипотезы — то, чем может помогать финансист в бизнесе.

Вот мои инсайты и лайфхаки из практики:

1. Понять и осознать, что создание отчётов — только часть процессов, и график строить исходя из этого. В приоритет ставить те задачи, которые дают эффект бизнесу и помогают решать вопросы. Тут как инструмент пригодится матрица Эйзенхауэра.

2. Применять «метод помидора», планируя день. 25 минут — работа, 5 минут — отдых.

3. Обучать сотрудников. Это приносит плоды, так как в дальнейшем часть работы они берут на себя.

4. Уметь отдыхать.
Выделять в течение дня время на отдых с семьёй и друзьями. Я считаю, что эффективный труд возможен тогда, когда человек — активный, отдохнувший и счастливый. То, что сотрудник перерабатывает, — зачастую это неграмотно спланированная деятельность, которая приводит к усталости и выгоранию.

5. Автоматизировать всю рутинную работу. Когда мы находим такие блоки, которые повторяются из раза в раз, то сразу составляем ТЗ программистам на автоматизацию.

«Нет ручного сбора — меньше ошибок»

Юлия Шашкова
Финансовый директор, руководитель проектов по управленческому учёту в АГ «Капитал»
Ключевое — это планировать рабочее время и приоритизировать задачи. На смену ежедневникам на столе пришли электронные сервисы-помощники. Для планирования встреч, постановки задач можно использовать различные сервисы: Google-календарь, Bitrix 24. Чтобы оптимизировать документооборот внутри компании и упростить согласование документов, используют СЭД (система электронного документооборота).

Рутинные процессы занимают много времени. Я действую по плану:

  1. Расставляю приоритеты и сроки по задачам.

  2. Провожу координацию с командой по задачам.

  3. Использую программные решения.

Мы оптимизировали многие процессы по сбору управленческой отчётности в сервисе «Финансист»: создали правила распределения затрат и отнесли их на конкретный проект на основании данных из 1C. Это значительно сократило время по сбору управленческих отчётов. Нет ручного сбора — меньше ошибок. Больше времени появляется на финансовый анализ, разработку стратегии дальнейших действий и принятия решений.
Оставить заявку на бесплатную демонстрацию сервиса «Финансист»
Также хорошее решение, чтобы оптимизировать сбор управленческих отчётов, — Power BI. На основании данных из разных источников можно получить интерактивные готовые отчёты.

«Если финансист не видит проблемы с таймингом, то и оптимизировать нечего»

Кирилл Казакевич
Эксперт по управленческому учёту
Самый верный способ управления временем — то, что называют скучным словом «планирование», но сейчас есть множество инструментов, которые превращают планирование в игру. Мои личные лайфхаки — это три инструмента: метод «Фотография рабочего дня», матрица Эйзенхауэра и SMART.
Метод № 1. «Фотография рабочего дня»
Принцип такой: записывать все дела, которые планируешь выполнить. Выполнив, проставляешь время начала и конца. По итогу периода можно проанализировать ценность задач. Цель метода — найти потери и резервы времени, оценить эффективность задач и что-то изменить.
Инструмент, чтобы расставить приоритеты. Помогает определить, что важно, а что срочно, или что не срочно, но важно. Матрица снижает волнение из-за мыслей «а правильный ли у меня порядок дел» и избежать «аналитического паралича».
№ 3. Метод SMART
Помогает сформулировать реалистичную и измеримую цель, определить сроки и ресурсы. То, что даёт мне возможность выполнять задачи, разбитые в матрице Эйзенхауэра в конкретный срок с заданным результатом.

Самое важное в вопросе управления временем — подняться над ситуацией. Если финансист не видит проблемы с таймингом, то и оптимизировать нечего.

«Придерживаюсь старого доброго ежедневника»

Андрей Букин
Финансовый специалист на фрилансе
Существуют универсальные общеизвестные рецепты:

  • «разбивать» большие задачи на маленькие,

  • делить задачи на срочные/несрочные, важные/неважные, лёгкие/сложные,

  • правильно организовывать рабочее место,

  • выделять время на отдых,

  • чередовать монотонную работу и творческую.

И так далее. На практике придерживаюсь старого доброго ежедневника с перфорированными уголками. В течение недели записываю планы с нумерацией в левом столбце. Если задача решена, зачеркиваю цифру — не люблю много зачёркнутого текста. Если задача в процессе — обвожу цифру в кружочек. Каждое утро перечитываю список и составляю план на день. В пятницу после обеда переписываю невыполненные дела на понедельник.

Если на странице уже нет нужных записей, отрываю её уголок — знак, что к этим листам можно не возвращаться. Таким образом список важных дел постоянно обновляется, всегда перед глазами, и ничего не забывается.

«Чем меньше финансист работает, тем больше пользы для компании»

Матвей Лассаль
Основатель компании по внедрению управленческого учёта Kimi.ru
Когда я только начал работать финансовым директором, понял, что основную часть работы я собираю и обрабатываю данные. Поэтому я начал оптимизировать свою работу. Вот 5 шагов к этому:

  1. Подготовить техническую базу для сбора данных. Начал подключать в компании различные сервисы учёта, такие как Adesk, «Финолог», «Финансист» и прочие.

  2. Автоматизировать отчётность. Как минимум отчёт о движении денежных средств должен собираться автоматически с помощью интеграций с банками, быстрого ввода налички через чат-бот и автозаполнения по ключевым словам. Например, если в назначении стоит аренда, то статья «аренда» должна подставляться автоматически.

  3. Регламентировать встречи с собственником бизнеса. Полностью заменил любые брифы на интервью. В итоге не нужно ждать неделю, пока подготовят цифры — за 30 минут разговора выясняется 80% информации. Все рабочие встречи чётко проходят в конкретные дни и часы. Собственник бизнеса не должен постоянно дёргать. Но он и не будет это делать, если все цифры собраны и есть регулярность в отчётах.

  4. Если всё-таки приходится работать с Google-таблицами, нужно вручную выгружать данные из учётных систем, и это тоже время. Мы заказали у разработчиков интеграции нескольких учётных систем с Google-таблицами по API. Теперь все данные в таблицах появляются по нажатию одной кнопки либо по расписанию.

  5. Исправить ошибки. Сколько времени уходит на поиск неправильно введённых операций! Помогает интеграция сервиса учёта с банками либо регулярность внесения выписок из банка. По наличке мы ввели простое правило — кто совершает платёж, тот и вносит его сразу же. Для этого мы используем чат-бот, который разработали.

Чем меньше финансист работает, тем больше пользы для компании. Потому что когда сбор и анализ данных автоматизированы, можно заниматься самым важным и интересным — поиском способов увеличения прибыли и улучшением бизнес-модели. Успехов в вашей работе!
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите эффективно контролировать бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
KPI наиболее результативно →