Антикризисный гайд для финансовых менеджеров МСБ

Мы в сервисе «Финансист» каждый день делаем управленческий учёт для бизнеса проще. В дни нестабильной экономической ситуации, мы помогаем делом: дали бесплатный доступ к FinReport.

Теперь хотим помочь и словом. Мы собрали гайд от экспертов, с которыми работаем: от финансовых консультантов до психологов. Ниже вы найдете ответы на волнующие вопросы: что делать с расходами, курсами валют, хранением данных. А также с паникой и где искать поддержку.

Мы очень старались для вас! Поделитесь ссылкой с теми, кто вам дорог — партнерами, друзьями, коллегами.

Станислав Кутузов,
CEO сервиса «Финансист»

Практикующий финансовый консультант
Основатель FIN-SKILL.RU, к.э.н, FCCA
Психолог, бизнес-коуч и член Совета Ассоциации психоаналитического коучинга и бизнес-консультирования (АПКБК)
Финансист с опытом работы в банках, на производстве, в строительстве

Что делать с платежами и расчётами

Самое важное сейчас — не допустить кассовый разрыв. Нужно понять (посчитать) сколько денег поступит с высокой долей вероятности. Затем разберитесь с расходами — постарайтесь избегать авансов, платежей на несколько периодов вперёд, откажитесь от лишних сервисов и необязательных расходов:
1
Постройте стресс-план с учётом того, что выручка будет падать и распишите несколько сценариев падения выручки (80%, 60%, 40%), чтобы понять, в какой момент закончатся деньги.
2
Если понимаете, что не можете заплатить, первое, что нужно сделать — сообщить контрагенту. С полной информацией ему будет проще планировать свои выплаты.
3
Запросите платежи у контрагентов-должников.
4
Сформируйте план по каждому клиенту — что необходимо сделать, чтобы все платежи пришли. Крупных клиентов смотреть в первую очередь.

Что делать с расходами

Расходы, очевидно, придётся сокращать. Помним, что за 2 дня это сделать не получится. К тому же, важно понять, какие сокращать и на сколько.
Основные принципы:
1
Вопрос про сокращение маркетинга и продаж решается у всех по-разному. Но убрать их из расходов сейчас — обречь себя на остановку бизнеса. А смысла в этом не много — обязательства никуда не денутся. Принимать решение в каждом случае нужно ситуационно. Например, рассмотрите остановку рекламы в иностранных соцсетях. С учётом замедления, её увидит гораздо меньше человек, чем вам бы хотелось. Плюс, этически люди не готовы сейчас читать рекламу, если кому-то покажется неуместным, вы можете схлопотать отрицательную репутацию.
2
Операционные расходы урезать до минимума.
3
Проверьте запасы (товары, материалы) — на какой период продаж хватит, сформируйте план поведения, что будете делать с продажами: какой объём нужен при снижении выручки, за какие деньги, на каких условиях оплаты. Сформируйте новый денежный поток.
4
Самое сложное — сокращение команды. Сохраняйте самых лояльных сотрудников, доводите информацию о ваших планах до всех. Это позволит снизить тревожность в коллективе и даст вам актуальную обратную связь. С одной стороны, рынок труда сейчас тоже будет стагнировать, с другой стороны — большие компании получают доступ к нашим кадрам. Когда люди видят, что управленцы сражаются за бизнес — они тоже подключаются.
5
Просчитайте изменение мотивации — там, где можно сокращайте оклады и вводите переменные части. Это снизит точку безубыточности и вам будет проще обеспечить расходы деньгами.
6
Если в компании есть годовые бонусы топ-менеджерам — я бы рекомендовала заморозить выплаты на ближайшие 6 месяцев. Деньги сейчас — самое важное. А людям важно сохранить работу.
7
Отложите деньги на налоги из ближайшего поступления, иначе всё парализует арест счета.

Что делать с курсами валют и инфляцией

1
Вы видите как растут курсы доллара и евро. Если вы занимаетесь ВЭД, проанализируйте свои контракты — кто кому должен, какие санкции за неуплату. Если должны вы, и деньги есть, разумно расплатиться сейчас, пока курсы не выросли ещё больше. Если должны вам, то есть риск непогашения этой задолженности.
2
Сейчас начнется бешеная инфляция. Как следствие, сотрудники захотят повышения зарплаты. Вы можете столкнуться с необходимостью решать этот вопрос — либо дополнительными деньгами, либо заменой части штата.

Что делать с кредитами и займами

В период экономического кризиса кредиты всегда становятся дороже. Особенно дорожают кредиты в валюте: из-за повышения ставки процентов и из-за роста курса.
1
Желательно отказаться от банковских кредитов на этот момент, а если кредиты были взяты раньше, закрыть их или договориться с банком о кредитных каникулах.
2
Поменяйте источник кредитования с банков на партнеров: продавайте с предоплатой, покупайте с отсрочкой платежа, живите в рамках своего денежного потока.
3
Не кредитуйте в этот период банки в виде депозитов. Лучше поддержите этими средствами своих основных поставщиков и покупателей.
4
Постройте план с наилучшим и наихудшим развитием для компании.
5
Проводите стресс-тесты. Например, у компании есть какой-то план и дальше мы применяем стресс-тесты, в которых выручка падает на 80%, 60%, 20% и сразу видно что будет с бизнесом. Смотрим, в какой момент компании грозит банкротство.
Выданные займы опасны тем, что могут быть не возвращены в срок, поэтому строя свой план движения денег, не рассчитывайте на них.

Что делать с планированием и бюджетами

1
Сделайте 3−4-5 расчётов финмодели. Спрос, похоже, снизится. Нужно понять, как это повлияет на бизнес. При каком снижении сколько расходов нужно сократить. Что будет при снижении 20%, 40% продаж. Как вырастет стоимость лида. На сколько можно сократить наценку.
2
Мы все в цепочке поставок и с обязательствами по зарплате, налогам. Поэтому план движения денег теперь — наше всё. Обновляйте его каждый день.
3
Все инвестиционные планы пересмотрите. Как можно использовать сразу то, что уже есть и заморозить то, что ещё в планах. Все активы сейчас должны работать.
При формировании плана сокращения привлекайте руководителей. Во-первых, таким образом вы получите новые идеи, во-вторых, это объединяет и распределяет ответственность.

План составьте сейчас. В 2 или 3 вариантах. И к нему — точки принятия решений. То есть когда этот план вводится.

Что делать учётом, отчётностью, хранением файлов, бизнес-процессами

В момент наступления кризиса нужно остановить бег, оценить что изменилось снаружи вашей компании, понять, как вы с этим можете взаимодействовать и внедрить изменения в свой бизнес-процесс.
Если конкретно, то:
1
Просмотрите шаблоны своих договоров с поставщиками и покупателями и заложите в них ваше право пересматривать цену в своих интересах, чтобы иметь возможность для маневров,
2
Отслеживайте динамику стоимости внутренних процессов компании и динамику их результатов; тенденция изменения показателей покажет, приближается ли кризис,
3
Соберите всю отчётность в одном файле и автоматизируйте её. Команда «‎Финансиста»‎ выпустила бесплатный продукт для предпринимателей, чтобы быстро контролировать финансы: FinReport
4
Создавайте резервы не только в деньгах: актуальная информация о наличии на рынке аналогов импортного сырья, материала или оборудования, которое вы используете; пул сотрудников, периодически выполняющих для вас работы на аутсорсе; партнёры, способные представлять ваши интересы в одной стране в обмен на то, что вы будете представлять их интересы в вашей стране.

Что делать с паникой и где искать поддержку

1
Сфокусируйтесь на бизнесе.
2
Следите за новостями, сейчас будет много нововведений в рамках «поддержки бизнеса», возможно среди них будут те, которые вы сможете применить.
3
Поймите, что вы несёте ответственность за команду и ваша задача её сохранить.
4
Организовывайте встречи с командой для разгрузки.
5
Не обсуждайте обстановку в стране внутри компании.
6
Подумайте, что в текущей ситуации можете сделать по-другому, какие возможности появились и обсудите с командой варианты развития.
7
Используйте возможности профессиональных сообществ, задавайте вопросы, делитесь опытом: с чем сталкиваетесь, как решаете вопросы. Просите профессиональной помощи, предлагайте помощь и свои услуги. Разговаривайте, в диалоге рождаются варианты и приходят возможности. И помните: вы — не один. Все мы сейчас проходим сложный период. Период, из которого мы выйдем более сильными, опытными и профессиональными.

Советы от психолога Натальи Миткевич

Убедитесь, что вы в безопасности

Если ваша жизнь и здоровье действительно находятся под угрозой, ваша задача — выжить. Это время для мобилизации всех ресурсов. Если вы оказались в опасной зоне, приложите все усилия для того, чтобы оказаться в безопасности и получить необходимую поддержку.

Замедлитесь и продиагностируйте чувства

В кризис тяжелее всего справляться с чувствами и мыслями — это «спусковые крючки» для стресса.
1
Задавайте себе вопрос: что я чувствую прямо сейчас? Каково мое «базовое» состояние за последнее время? Первый шаг — признать и назвать эти чувства.
2
Вы имеете право на все свои чувства. За обидой, виной, гневом и другими чувствами — боль. И индивидуальная, и коллективная. Поделитесь с близкими, найдите группу поддержки, обратитесь к специалисту.
3
Проговаривайте, прописывайте на бумаге то, что чувствуете, позвольте себе проживать и отпускать чувства, в том числе через тело (поплачьте, если чувствуете боль; побейте подушку, если чувствуете злость или агрессию и тд).

Замедляйтесь и соединяйтесь со своим телом

Каким бы острым и затяжным ни был кризис, вам нужна устойчивость и физические ресурсы.
1
Дыхание — самый быстрый и доступный способ вернуться в тело и успокоиться. Сосредоточьте внимание на дыхании, дышите медленно и глубоко.
2
Регулярно и полноценно питайтесь, пейте побольше воды, желательно тёплой. При необходимости поддержите себя витаминами.
3
Высыпайтесь. Срочных дел в кризисный период всегда много, но ваш ресурс сейчас важнее.
4
Гуляйте на свежем воздухе. Добавьте контакт с природой — дотрагивайтесь до растений, если возможно, пройдитесь босиком по земле.
5
Расслабляйтесь. Когда тело в напряжении — нам сложно проживать и отпускать чувства, в том числе чувство боли. Используйте все доступные способы: тёплый душ, плавание, гимнастику, йогу, баню, массаж, «аппликатор Кузнецова» и так далее.
6
Медитируйте. Это поможет сохранить внутренний покой в стрессовой ситуации. Регулярная практика медитации улучшает работу головного мозга, снижает чувство тревоги, повышает устойчивость психики к стрессу.
7
Больше тактильного взаимодействия с близкими. Чаще обнимайтесь, играйте с детьми, гладьте животных. Это дарит тепло и радость контакта с другим и снижает тревогу.

Бережно выстраивайте контакт с другими

Отношения — одна из ключевых ценностей человека. В стрессовой ситуации они могут оказаться под угрозой. Может быть больно и вам, и тому, с кем вы общаетесь. Выражая собственные чувства и мысли, помните:
1
Говорите из «я-позиции», например: «я чувствую себя подавленным, когда вижу то, что происходит», «когда ты говоришь мне это, я чувствую боль», «мне сейчас тяжело». Тогда это действительно про вас, про то, что чувствуете вы.
2
Направляйте обратную связь на действие/ситуацию, а не на личность собеседника. Подумайте, насколько это уместно (время, место, ситуация) и на что это действительно влияет. Помните о золотом правиле: мягко к человеку, твёрдо — к проблеме.
3
Если вы чувствуете, что не справляетесь, вы имеете полное право попросить собеседника не продолжать разговор, поставить общение на паузу или сменить тему разговора.
4
Воздержитесь от «выпускания пара» в личном общении и/или информационном пространстве. Если вам нужна поддержка другого, попросите об этом: «мне тяжело, пожалуйста, поддержи меня». Будьте бережны к другим.
5
Всегда проверяйте свое намерение: доказать свою правоту и обвинить кого-то? Увеличить взаимопонимание и контакт с другим или внести раздор? Я говорю из любви или из боли? Какая моя цель? Чего я хочу этим действием? Ищите не правого или виноватого, а поиск хорошего решения для всех. В своей зоне ответственности.

Определите свою зону ответственности

1
Определите, что находится в вашей зоне влияния. За что я действительно несу ответственность? Как я готов проявляться в текущей ситуации? Возьмите на себя ответственность за это, как силу.
2
Не поддавайтесь на манипуляции. Как правило, манипуляция происходит из чувства вины. Не берите на себя ответственность за то, что не в вашей зоне влияния. Вместо этого сделайте свой выбор: например, отвечать за свое состояние в моменте, за безопасность близких.

Ограничьте информационные потоки

Ситуация, в которой много противоречивой, искажённой или заведомо недостоверной информации, — сильный стресс-фактор и чёрная дыра для энергии.
1
Ограничьте поток входящей и исходящей от вас информации. Ищите и анализируйте информацию тогда, когда вам нужно принять решение. Не подпитывайте тревогу.
2
Поставьте на паузу общение, в котором вы получаете информационный перегруз или негатив в свой адрес.
3
Цифровой детокс. Выделите себе время, полностью свободное от гаджетов и информации — выходной или несколько часов в день.
4
Не читайте новостей перед сном и приемом пищи.
5
Не бойтесь, что вы пропустите что-то важное. Действительно важное вы точно узнаете.
В ситуации многих неизвестных переменных на самых разных уровнях опору надо искать внутри.

Переведите фокус внимания внутрь и создайте опору на ценности

1
Опирайтесь на свои ценности и смыслы. Что для меня важно сейчас? Что для меня по-настоящему ценно? Что имеет смысл? Как я тогда хочу действовать? Из какой позиции я действую — из защиты или созидания? Что в моём сердце — гнев или любовь?
2
Если хотите изменить мир, начните с себя. Что внутри, то и снаружи. «Что посеешь, то и пожнёшь». Действуйте из глубокого внутреннего отклика в соответствии с вашими ценностями.

Проявляйте волю и принимайте решения

В какой-то момент важно принимать решения и действовать.
1
Если вы выбираете стратегию поведения, спросите себя: с напряжением от реализации какого своего решения мне будет легче справиться? Какую сейчас потребность мне важнее всего удовлетворить сейчас?
2
Проанализируйте собственные риски и составьте план Б. Будьте гибки и готовы к тому, что ситуация может развиваться непредсказуемо. Отпустите ожидания. Вы можете то, что вы можете в моменте сейчас.

Помогайте другим

Во время серьёзных кризисов люди разделены — разными мнениями, болью, страхом.
1
Если вы нашли опору внутри, спросите себя, а как я могу помочь тем, кто в более сложной ситуации? Как и в чём я могу проявить милосердие к другому? Как я могу созидать?
2
Составьте план действий в соответствии с вашими ценностями. Даже маленькие шаги помогут вам почувствовать себя в большем ладу с самим собой и миром. «Согревая другого, согреваешься сам».

Тренируйте принятие и доверие

Прежде чем начинаются настоящие изменения, необходимо принятие.
1
Принятие другого или ситуации не означает полное согласие. Принятие — это когда мы не судим, когда мы не протестуем против чего-то или кого-то. Это момент нашего внутреннего выбора: как я хочу действовать в этой ситуации созидательно с опорой на свои ценности?
2
Жизнь течёт. То, какую форму она принимает, зависит от тех семян, которые сажает каждый из нас. Делайте то, что подсказывают ваше сердце и душа, и доверьтесь жизни. Кризис рано или поздно закончится. То, каким и с чем вы выйдете из него, и каким будет будущее — зависит от каждого.
Помните, что вокруг вас есть люди, вы не одни. Мира всем — внутри и снаружи.

Полезные материалы

Онлайн-конференция: Финансы компаний 2022
Крупнейшая онлайн-конференция для финансистов и
руководителей бизнеса
Бесплатные отчёты для предпринимателей FinReport
Получайте ежедневный check-up финансового здоровья вашего
бизнеса через Telegram
Сообщества для финансистов и предпринимателей
в Telegram
Cообщество FinSkill
Канал облачной бухгалтерии «Кнопка»
Канал сервиса Финансист
Понравилась статья? Поделиться с друзьями