Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Главная
→
Блог
→
Антикризис
→
Антикризисный гайд для финансовых менеджеров МСБ

Антикризисный гайд для финансовых менеджеров МСБ

Мы в сервисе «Финансист» каждый день делаем управленческий учёт для бизнеса проще. В дни нестабильной экономической ситуации, мы помогаем делом: дали бесплатный доступ к FinReport.

Теперь хотим помочь и словом. Мы собрали гайд от экспертов, с которыми работаем: от финансовых консультантов до психологов. Ниже вы найдете ответы на волнующие вопросы: что делать с расходами, курсами валют, хранением данных. А также с паникой и где искать поддержку.

Мы очень старались для вас! Поделитесь ссылкой с теми, кто вам дорог — партнерами, друзьями, коллегами.

Станислав Кутузов,
CEO сервиса «Финансист»

Айгуль Хайруллина
Практикующий финансовый консультант
Снежана Манько
Основатель FIN-SKILL.RU, к.э.н, FCCA
Наталья Эйдинова
CanСonsult

Наталья Миткевич
Психолог, бизнес-коуч и член Совета Ассоциации психоаналитического коучинга и бизнес-консультирования (АПКБК)
Татьяна Никанорова
Профдело
Анна Кизим
Финансист с опытом работы в банках, на производстве, в строительстве

Содержание

Что делать с платежами и расчётами
Что делать с расходами
Что делать с курсами валют и инфляцией
Что делать с кредитами и займами
Что делать с планированием и бюджетами
Что делать учётом, отчётностью, хранением файлов, бизнес-процессами
Что делать с паникой и где искать поддержку
Советы от психолога Натальи Миткевич
Полезные материалы

Что делать с платежами и расчётами

Самое важное сейчас — не допустить кассовый разрыв. Нужно понять (посчитать) сколько денег поступит с высокой долей вероятности. Затем разберитесь с расходами — постарайтесь избегать авансов, платежей на несколько периодов вперёд, откажитесь от лишних сервисов и необязательных расходов:

Постройте стресс-план с учётом того, что выручка будет падать и распишите несколько сценариев падения выручки (80%, 60%, 40%), чтобы понять, в какой момент закончатся деньги.

Если понимаете, что не можете заплатить, первое, что нужно сделать — сообщить контрагенту. С полной информацией ему будет проще планировать свои выплаты.

Запросите платежи у контрагентов-должников.

Сформируйте план по каждому клиенту — что необходимо сделать, чтобы все платежи пришли. Крупных клиентов смотреть в первую очередь.

Что делать с расходами

Расходы, очевидно, придётся сокращать. Помним, что за 2 дня это сделать не получится. К тому же, важно понять, какие сокращать и на сколько.

Основные принципы:

Вопрос про сокращение маркетинга и продаж решается у всех по-разному. Но убрать их из расходов сейчас — обречь себя на остановку бизнеса. А смысла в этом не много — обязательства никуда не денутся. Принимать решение в каждом случае нужно ситуационно. Например, рассмотрите остановку рекламы в иностранных соцсетях. С учётом замедления, её увидит гораздо меньше человек, чем вам бы хотелось. Плюс, этически люди не готовы сейчас читать рекламу, если кому-то покажется неуместным, вы можете схлопотать отрицательную репутацию.

Операционные расходы урезать до минимума.

Проверьте запасы (товары, материалы) — на какой период продаж хватит, сформируйте план поведения, что будете делать с продажами: какой объём нужен при снижении выручки, за какие деньги, на каких условиях оплаты. Сформируйте новый денежный поток.

Самое сложное — сокращение команды. Сохраняйте самых лояльных сотрудников, доводите информацию о ваших планах до всех. Это позволит снизить тревожность в коллективе и даст вам актуальную обратную связь. С одной стороны, рынок труда сейчас тоже будет стагнировать, с другой стороны — большие компании получают доступ к нашим кадрам. Когда люди видят, что управленцы сражаются за бизнес — они тоже подключаются.

Просчитайте изменение мотивации — там, где можно сокращайте оклады и вводите переменные части. Это снизит точку безубыточности и вам будет проще обеспечить расходы деньгами.

Если в компании есть годовые бонусы топ-менеджерам — я бы рекомендовала заморозить выплаты на ближайшие 6 месяцев. Деньги сейчас — самое важное. А людям важно сохранить работу.

Отложите деньги на налоги из ближайшего поступления, иначе всё парализует арест счета.

Что делать с курсами валют и инфляцией

Вы видите как растут курсы доллара и евро. Если вы занимаетесь ВЭД, проанализируйте свои контракты — кто кому должен, какие санкции за неуплату. Если должны вы, и деньги есть, разумно расплатиться сейчас, пока курсы не выросли ещё больше. Если должны вам, то есть риск непогашения этой задолженности.

Сейчас начнется бешеная инфляция. Как следствие, сотрудники захотят повышения зарплаты. Вы можете столкнуться с необходимостью решать этот вопрос — либо дополнительными деньгами, либо заменой части штата.

Что делать с кредитами и займами

В период экономического кризиса кредиты всегда становятся дороже. Особенно дорожают кредиты в валюте: из-за повышения ставки процентов и из-за роста курса.

Желательно отказаться от банковских кредитов на этот момент, а если кредиты были взяты раньше, закрыть их или договориться с банком о кредитных каникулах.

Поменяйте источник кредитования с банков на партнеров: продавайте с предоплатой, покупайте с отсрочкой платежа, живите в рамках своего денежного потока.

Не кредитуйте в этот период банки в виде депозитов. Лучше поддержите этими средствами своих основных поставщиков и покупателей.

Постройте план с наилучшим и наихудшим развитием для компании.

Проводите стресс-тесты. Например, у компании есть какой-то план и дальше мы применяем стресс-тесты, в которых выручка падает на 80%, 60%, 20% и сразу видно что будет с бизнесом. Смотрим, в какой момент компании грозит банкротство.

Выданные займы опасны тем, что могут быть не возвращены в срок, поэтому строя свой план движения денег, не рассчитывайте на них.

Что делать с планированием и бюджетами

Сделайте 3−4-5 расчётов финмодели. Спрос, похоже, снизится. Нужно понять, как это повлияет на бизнес. При каком снижении сколько расходов нужно сократить. Что будет при снижении 20%, 40% продаж. Как вырастет стоимость лида. На сколько можно сократить наценку.

Мы все в цепочке поставок и с обязательствами по зарплате, налогам. Поэтому план движения денег теперь — наше всё. Обновляйте его каждый день.

Все инвестиционные планы пересмотрите. Как можно использовать сразу то, что уже есть и заморозить то, что ещё в планах. Все активы сейчас должны работать.

При формировании плана сокращения привлекайте руководителей. Во-первых, таким образом вы получите новые идеи, во-вторых, это объединяет и распределяет ответственность.

План составьте сейчас. В 2 или 3 вариантах. И к нему — точки принятия решений. То есть когда этот план вводится.

Что делать учётом, отчётностью, хранением файлов, бизнес-процессами

В момент наступления кризиса нужно остановить бег, оценить что изменилось снаружи вашей компании, понять, как вы с этим можете взаимодействовать и внедрить изменения в свой бизнес-процесс.

Если конкретно, то:

Просмотрите шаблоны своих договоров с поставщиками и покупателями и заложите в них ваше право пересматривать цену в своих интересах, чтобы иметь возможность для маневров,

Отслеживайте динамику стоимости внутренних процессов компании и динамику их результатов; тенденция изменения показателей покажет, приближается ли кризис,

Соберите всю отчётность в одном файле и автоматизируйте её. Команда «‎Финансиста»‎ выпустила бесплатный продукт для предпринимателей, чтобы быстро контролировать финансы: FinReport

Создавайте резервы не только в деньгах: актуальная информация о наличии на рынке аналогов импортного сырья, материала или оборудования, которое вы используете; пул сотрудников, периодически выполняющих для вас работы на аутсорсе; партнёры, способные представлять ваши интересы в одной стране в обмен на то, что вы будете представлять их интересы в вашей стране.

Что делать с паникой и где искать поддержку

Сфокусируйтесь на бизнесе.

Следите за новостями, сейчас будет много нововведений в рамках «поддержки бизнеса», возможно среди них будут те, которые вы сможете применить.

Поймите, что вы несёте ответственность за команду и ваша задача её сохранить.

Организовывайте встречи с командой для разгрузки.

Не обсуждайте обстановку в стране внутри компании.

Подумайте, что в текущей ситуации можете сделать по-другому, какие возможности появились и обсудите с командой варианты развития.

Используйте возможности профессиональных сообществ, задавайте вопросы, делитесь опытом: с чем сталкиваетесь, как решаете вопросы. Просите профессиональной помощи, предлагайте помощь и свои услуги. Разговаривайте, в диалоге рождаются варианты и приходят возможности. И помните: вы — не один. Все мы сейчас проходим сложный период. Период, из которого мы выйдем более сильными, опытными и профессиональными.

Советы от психолога Натальи Миткевич

Убедитесь, что вы в безопасности

Если ваша жизнь и здоровье действительно находятся под угрозой, ваша задача — выжить. Это время для мобилизации всех ресурсов. Если вы оказались в опасной зоне, приложите все усилия для того, чтобы оказаться в безопасности и получить необходимую поддержку.

Замедлитесь и продиагностируйте чувства

В кризис тяжелее всего справляться с чувствами и мыслями — это «спусковые крючки» для стресса.

Задавайте себе вопрос: что я чувствую прямо сейчас? Каково мое «базовое» состояние за последнее время? Первый шаг — признать и назвать эти чувства.

Вы имеете право на все свои чувства. За обидой, виной, гневом и другими чувствами — боль. И индивидуальная, и коллективная. Поделитесь с близкими, найдите группу поддержки, обратитесь к специалисту.

Проговаривайте, прописывайте на бумаге то, что чувствуете, позвольте себе проживать и отпускать чувства, в том числе через тело (поплачьте, если чувствуете боль; побейте подушку, если чувствуете злость или агрессию и тд).

Замедляйтесь и соединяйтесь со своим телом

Каким бы острым и затяжным ни был кризис, вам нужна устойчивость и физические ресурсы.

Дыхание — самый быстрый и доступный способ вернуться в тело и успокоиться. Сосредоточьте внимание на дыхании, дышите медленно и глубоко.

Регулярно и полноценно питайтесь, пейте побольше воды, желательно тёплой. При необходимости поддержите себя витаминами.

Высыпайтесь. Срочных дел в кризисный период всегда много, но ваш ресурс сейчас важнее.

Гуляйте на свежем воздухе. Добавьте контакт с природой — дотрагивайтесь до растений, если возможно, пройдитесь босиком по земле.

Расслабляйтесь. Когда тело в напряжении — нам сложно проживать и отпускать чувства, в том числе чувство боли. Используйте все доступные способы: тёплый душ, плавание, гимнастику, йогу, баню, массаж, «аппликатор Кузнецова» и так далее.

Медитируйте. Это поможет сохранить внутренний покой в стрессовой ситуации. Регулярная практика медитации улучшает работу головного мозга, снижает чувство тревоги, повышает устойчивость психики к стрессу.

Больше тактильного взаимодействия с близкими. Чаще обнимайтесь, играйте с детьми, гладьте животных. Это дарит тепло и радость контакта с другим и снижает тревогу.

Бережно выстраивайте контакт с другими

Отношения — одна из ключевых ценностей человека. В стрессовой ситуации они могут оказаться под угрозой. Может быть больно и вам, и тому, с кем вы общаетесь. Выражая собственные чувства и мысли, помните:

Говорите из «я-позиции», например: «я чувствую себя подавленным, когда вижу то, что происходит», «когда ты говоришь мне это, я чувствую боль», «мне сейчас тяжело». Тогда это действительно про вас, про то, что чувствуете вы.

Направляйте обратную связь на действие/ситуацию, а не на личность собеседника. Подумайте, насколько это уместно (время, место, ситуация) и на что это действительно влияет. Помните о золотом правиле: мягко к человеку, твёрдо — к проблеме.

Если вы чувствуете, что не справляетесь, вы имеете полное право попросить собеседника не продолжать разговор, поставить общение на паузу или сменить тему разговора.

Воздержитесь от «выпускания пара» в личном общении и/или информационном пространстве. Если вам нужна поддержка другого, попросите об этом: «мне тяжело, пожалуйста, поддержи меня». Будьте бережны к другим.

Всегда проверяйте свое намерение: доказать свою правоту и обвинить кого-то? Увеличить взаимопонимание и контакт с другим или внести раздор? Я говорю из любви или из боли? Какая моя цель? Чего я хочу этим действием? Ищите не правого или виноватого, а поиск хорошего решения для всех. В своей зоне ответственности.

Определите свою зону ответственности

Определите, что находится в вашей зоне влияния. За что я действительно несу ответственность? Как я готов проявляться в текущей ситуации? Возьмите на себя ответственность за это, как силу.

Не поддавайтесь на манипуляции. Как правило, манипуляция происходит из чувства вины. Не берите на себя ответственность за то, что не в вашей зоне влияния. Вместо этого сделайте свой выбор: например, отвечать за свое состояние в моменте, за безопасность близких.

Ограничьте информационные потоки

Ситуация, в которой много противоречивой, искажённой или заведомо недостоверной информации, — сильный стресс-фактор и чёрная дыра для энергии.

Ограничьте поток входящей и исходящей от вас информации. Ищите и анализируйте информацию тогда, когда вам нужно принять решение. Не подпитывайте тревогу.

Поставьте на паузу общение, в котором вы получаете информационный перегруз или негатив в свой адрес.

Цифровой детокс. Выделите себе время, полностью свободное от гаджетов и информации — выходной или несколько часов в день.

Не читайте новостей перед сном и приемом пищи.

Не бойтесь, что вы пропустите что-то важное. Действительно важное вы точно узнаете.

В ситуации многих неизвестных переменных на самых разных уровнях опору надо искать внутри.

Переведите фокус внимания внутрь и создайте опору на ценности

Опирайтесь на свои ценности и смыслы. Что для меня важно сейчас? Что для меня по-настоящему ценно? Что имеет смысл? Как я тогда хочу действовать? Из какой позиции я действую — из защиты или созидания? Что в моём сердце — гнев или любовь?

Если хотите изменить мир, начните с себя. Что внутри, то и снаружи. «Что посеешь, то и пожнёшь». Действуйте из глубокого внутреннего отклика в соответствии с вашими ценностями.

Проявляйте волю и принимайте решения

В какой-то момент важно принимать решения и действовать.

Если вы выбираете стратегию поведения, спросите себя: с напряжением от реализации какого своего решения мне будет легче справиться? Какую сейчас потребность мне важнее всего удовлетворить сейчас?

Проанализируйте собственные риски и составьте план Б. Будьте гибки и готовы к тому, что ситуация может развиваться непредсказуемо. Отпустите ожидания. Вы можете то, что вы можете в моменте сейчас.

Помогайте другим

Во время серьёзных кризисов люди разделены — разными мнениями, болью, страхом.

Если вы нашли опору внутри, спросите себя, а как я могу помочь тем, кто в более сложной ситуации? Как и в чём я могу проявить милосердие к другому? Как я могу созидать?

Составьте план действий в соответствии с вашими ценностями. Даже маленькие шаги помогут вам почувствовать себя в большем ладу с самим собой и миром. «Согревая другого, согреваешься сам».

Тренируйте принятие и доверие

Прежде чем начинаются настоящие изменения, необходимо принятие.

Принятие другого или ситуации не означает полное согласие. Принятие — это когда мы не судим, когда мы не протестуем против чего-то или кого-то. Это момент нашего внутреннего выбора: как я хочу действовать в этой ситуации созидательно с опорой на свои ценности?

Жизнь течёт. То, какую форму она принимает, зависит от тех семян, которые сажает каждый из нас. Делайте то, что подсказывают ваше сердце и душа, и доверьтесь жизни. Кризис рано или поздно закончится. То, каким и с чем вы выйдете из него, и каким будет будущее — зависит от каждого.

Помните, что вокруг вас есть люди, вы не одни. Мира всем — внутри и снаружи.