Как провести чекап своего бизнеса?
7 ключевых точек контроля

Сегодня регулярный чекап здоровья — важная привычка осознанных граждан. Периодическая проверка организма помогает вовремя принять меры, если результаты каких-либо анализов отклоняются от нормы.

Бизнес — такой же сложный организм, который тоже нуждается в периодической диагностике. Вовремя замеченное ухудшение показателей может сохранить собственнику деньги, время, нервы и даже само предприятие. Вместе с финансовым директором Валентиной Смирновой рассказали, с чего начать проверку состояния компании и на какие ключевые моменты нужно обращать внимание.

Как и диагностика здоровья человека, чекап предприятия может быть поверхностным или детальным. Рекомендуется проводить мониторинг не реже одного раза в квартал. Однако можно проверять «здоровье» бизнеса чуть ли не на еженедельной основе, если предприниматель запускает новое направление или экономическая ситуация в стране резко меняется.

Как правило, за этот процесс отвечает финансовая служба во главе с финансовым директором. Если бизнес небольшой, заниматься регулярной диагностикой может и сам собственник.

Для базовой проверки рекомендуется обратить внимание на семь равнозначных пунктов.

Начинать диагностику бизнеса стоит с построения управленческого учёта. Это основной инструментарий для проверки «здоровья» компании. Речь идёт о составлении минимум двух отчётов: о движении денежных средств (ОДДС) и о прибылях и убытках (ОПиУ). Без них даже опытный финансовый директор не сможет поставить бизнесу верный «диагноз».

Воспользуйтесь нашими шаблонами ОПиУ и ОДДС, чтобы получить полное представление о финансах в бизнеса. Файлы можно получить, нажав на кнопки ниже.

Управленческий учёт позволяет узнать, сколько компания заработала в прошлом месяце, спрогнозировать доходы и расходы на предстоящий период, а также оценить возможные риски.

Благодаря учёту можно:

• принимать верные управленческие решения, опираясь на цифры;
• регулярно выводить дивиденды без угрозы для бизнеса;
• увеличивать прибыль даже в условиях нестабильной экономики;
• спокойно планировать и выстраивать стратегию;
• эффективно вкладывать деньги в новые проекты и направления.

В первую очередь следует отслеживать выручку и чистую прибыль компании в целом в динамике. Если спрос на продукцию или услуги не привязан ко времени года, рекомендуется сравнивать показатели двух последовательных отчётных периода.

Если бизнес носит сезонный характер, например, продажа сноубордического снаряжения или прокат велосипедов, стоит сравнивать текущие показатели с аналогичным периодом в прошлом году. К примеру, выручку и прибыль за июль 2023 года корректно сравнивать с выручкой и прибылью за июль 2022 года с поправкой на инфляцию.

Если наблюдается снижение выручки на 10% и более — это негативный сигнал, необходимо разобраться с причиной «просадки» и принять меры. Возможно, пора запускать новый канал продаж или вкладывать больше средств в маркетинг.

Если снизилась чистая прибыль, не обойтись без финансового анализа. Вероятно, выросли закупочные цены на материалы, а в компании не успели пересмотреть свой прайс. Это один вариант. При другом сценарии чистая прибыль могла снизиться, если в отчётном месяце компания сделала ремонт офиса и понесла расходы, при этом в коммерческом плане у неё всё в порядке.

Также следует контролировать коэффициент текущей ликвидности и рентабельности деятельности по чистой прибыли. Эти показатели характеризуют платёжеспособность и эффективность бизнеса. Если коэффициенты растут — динамика положительная, если падают — нужно разбираться в причинах и при необходимости принимать меры.

Текущая ликвидность = Оборотные активы / Краткосрочные обязательства

Рентабельность = Чистая прибыль / Выручка * 100%

Грамотно выстроенный управленческий учёт позволяет проанализировать отдельные направления бизнеса, проекты и клиентов. Благодаря нему можно увидеть, сколько денег приносит или забирает каждый юнит по отдельности.

Для этого нужно рассчитать валовую прибыль и рентабельность для каждого проекта, а затем сравнить результаты. Чем выше процент, тем больше доходность. Рентабельность считается по формуле:

Рентабельность = Валовая прибыль / Выручка * 100%

Например, валовая прибыль 30 тысяч рублей, а выручка — 80 тысяч рублей. Рентабельность в этом случае равна 37,5%.

Если по какой-то причине в компании не готовы закрывать низкорентабельные или даже убыточные направления, можно попробовать несколько вариантов.

1. Снизить себестоимость, например, найти альтернативного поставщика с более низкими ценами.

2. Отдать часть работ на аутсорс.

3. Пересмотреть прайс и переупаковать продукт.

Регулярный мониторинг рентабельности проектов помогает выявить убыточные направления и определить среди них лидеров. В высокорентабельные проекты можно смело инвестировать больше ресурсов, они принесут значительно больше дохода.

Если бизнес связан с реализацией товаров, необходимо проверить не «заморожены» ли какие-то средства в складских остатках. Это могут быть неликвидные позиции или продукция, которую закупили впрок на несколько месяцев вперёд.

Чтобы увеличить оборотный капитал, следует регулярно избавляться от залежавшегося товара, например, через акции или распродажи. Для этого стоит периодически проводить инвентаризацию активов.

Также деньги могут «зависнуть» в дебиторской задолженности. Такое происходит, когда компания продала товар с отсрочкой платежа или заплатила предоплату поставщику и ожидает поставку.

Чтобы не получить проблемную дебиторку, нужно заранее проверить контрагента на благонадёжность. Для этого есть платные сервисы, например, «Контур.Фокус» или «Спарк». Многие банки также предлагают подобные услуги в своём банк-клиенте при вводе ИНН контрагента.

Один из основных финансовых показателей для контроля долговой нагрузки — соотношение долга к EBITDA. Она рассчитывается по формуле:

Долговая нагрузка = Долг / EBITDA

Рекомендуется, чтобы коэффициент долговой нагрузки не превышал 3. Это означает, что бизнес не имеет чрезмерной задолженности и в состоянии обслуживать свои кредитные обязательства в срок.

Стоимость кредитных денег связана с уровнем ключевой ставки. Чем выше «ключ», тем дороже займы и наоборот. Например, компания взяла кредит по фиксированной ставке 16% при ключевой в 12%. Если «ключ» снизится до 10%, появится смысл пересмотреть условия договора или сделать рефинансирование в другом банке.

Бизнесу следует стремиться к тому, чтобы заёмные средства для него были как можно «дешевле».

Сегодня существует ряд программ льготного финансирования для малого и среднего бизнеса с господдержкой. Стоит проверить, подходит ли ваша компания по параметрам. Это можно сделать, если кликнуть по ссылке.

Сколько бы доверия ни было к бухгалтеру, собственнику раз в квартал следует запрашивать «Справку об отсутствии задолженности перед бюджетом» — форма КНД 1 120 101. Этот официальный документ подтверждает, что организация или индивидуальный предприниматель не имеют долгов по налогам и сборам перед государством, а у налоговиков нет к ним претензий.

Иногда случаются ошибки как со стороны налоговой, так и со стороны бухгалтерии. Чем раньше собственник обратит на это внимание, тем проще исправить ситуацию. Заказать справку можно в «Личном кабинете налогоплательщика» на сайте ФНС.

Человеческий капитал — один из важнейших ресурсов предприятия. Если из компании начинают чаще уходить сотрудники, а оставшиеся — теряют интерес к работе, важно понять причину и принять меры.

Возможно, стоит пересмотреть систему мотивации или разработать личный план развития сотрудников. Ещё один элемент мотивации для ключевых сотрудников — курсы повышения квалификации с дальнейшим пересмотром функционала и дохода. Следует поставить чёткие цели персоналу или пробудить в нём чувство ответственности.

Собственнику и руководителям отделов нужно стараться чаще проводить личные встречи, на которых можно обсудить обстановку и настроения в коллективе. Нужно поддерживать сотрудников и обязательно замечать их успехи.